信息技術對代理機構的價值何在
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發(fā)布日期：2015年08月24日
從某種意義上說，招標采購代理活動的本質(zhì)是受采購人的委托獲取和處理信息，促進降低交易成本，這和“互聯(lián)網(wǎng)+”的題中之義不謀而合。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，政府采購代理機構大有可為。
招標采購中的信息包括采購人的需求、標的物信息、潛在供應商信息、合同文本、價格信息、中標人后評估信息、法律和商務知識等。代理機構可借助第三方電子平臺的力量，比同行更好、更快、更加高效處理信息。
信息技術對代理機構的價值主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
第一，提高工作效率，促進服務層次提升。原來大量的基礎性、程序性工作由系統(tǒng)幫助完成，如開標原來一般至少需要半小時，現(xiàn)在只要幾分鐘，招標文件制作、評標、歸檔、信息資料查詢等環(huán)節(jié)花費時間也大大縮短。實踐證明，互聯(lián)網(wǎng)招投標可讓每個項目平均節(jié)省近60個工時。代理機構可將這些時間放到市場開發(fā)、對采購人需求的了解和把握、對供應商市場的研究、招標文件策劃等重要工作上去。
第二，信息技術給代理機構的管理者增添了管理手段。例如，員工管理要求可通過系統(tǒng)實現(xiàn)，各類文件必須根據(jù)網(wǎng)絡設定的格式制作等等，這些手段可有效減少業(yè)務員操作的隨意性。實踐中常見的公告內(nèi)容不完整、招標公告與招標文件內(nèi)容不一致、招標文件設置地域限制或者規(guī)模限制等條款、逾期退還投標保證金等問題可以通過電子化手段有效避免。此外，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)招投標之后，每個項目的數(shù)據(jù)都存儲在系統(tǒng)當中，管理者可以實時掌握每個項目的進展和動態(tài)，而且決策時不再依賴層層匯報，這樣就能大大提高決策的效率和效果。
第三，代理機構可借力信息技術降低成本，增加利潤。一是電子化招投標的項目采購周期縮短，開評標場地租賃費從而降低。二是印刷招標文件的費用也可大幅節(jié)約，而紙質(zhì)材料的減少同時還可節(jié)省相關人力成本、場地成本和維護費用。三是信息技術大大提高了每個工作人員的效率。過去，一名業(yè)務員一般能夠代理3-4個項目，現(xiàn)在，借助電子化管理、采購平臺，一名業(yè)務員有可能同時代理5-6個項目。
第四，電子化平臺還可有效保留動作痕跡、大量存儲信息，從而實現(xiàn)經(jīng)驗與知識的積累、流動、傳承和再利用。由此，代理機構可減少對老員工的依賴及其離職帶來的沖擊，同時可以借力電子化平臺促進新員工的成長。
這個時代是信息技術的洪流，代理機構必須借力電子化手段揚帆遠航。代理機構只有緊扣市場化改革的脈搏，才能謀求長遠的生存與發(fā)展。（上海匯招信息技術有限公司 張利江 石新泓）
來源：中國政府采購報
