OA（辦公自動化）軟件和招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的差異
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發(fā)布日期：2014年09月11日
招標機構(gòu)使用OA（辦公自動化）軟件或招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，目的是為了實現(xiàn)招標業(yè)務(wù)信息化，意欲借助信息化提高工作效率、促進知識共享、降低運營成本等。但大量的實踐證明，OA和招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)存在較大差異。
一、軟件定位
OA軟件：將文書辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種文書辦公類系統(tǒng)，應(yīng)用場景多在公文審批流轉(zhuǎn)、車輛管理等綜合性事務(wù)管理上。
招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)：通過信息系統(tǒng)對招標業(yè)務(wù)進行管理，實現(xiàn)招標項目各階段過程信息的前后貫通、操作流程的相對固化規(guī)范、招投標信息資源的共享，以加強業(yè)務(wù)管控、提升工作效率、實現(xiàn)知識共享、提高服務(wù)質(zhì)量，屬于項目管理類系統(tǒng)。
二、系統(tǒng)功能
OA軟件一般提供適合所有綜合管理業(yè)務(wù)所需要的通用功能，如公文管理、工作計劃、工作會議、車輛管理、零星固定資產(chǎn)、辦公用品、通用的表單制作和審批等管理，這些功能是適合所有業(yè)務(wù)類型的通用功能，不是專門針對招標業(yè)務(wù)管理而開發(fā)的。
招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)包含業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和運營管理系統(tǒng)兩大部分，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)類似于生產(chǎn)性企業(yè)的ERP，即招標機構(gòu)的招標任務(wù)委派、招標文件制作、發(fā)標、投標、開標、評標、異議、歸檔等業(yè)務(wù)節(jié)點管理，還應(yīng)當含有價格庫、專家?guī)?、文件庫、投標人信息庫、招標人信息庫等各類信息資源庫。運營管理應(yīng)當包括模板管理、費用管理、審批管理、決策管理、知識管理、權(quán)限管理、基礎(chǔ)管理等功能。招標業(yè)務(wù)是經(jīng)濟、技術(shù)、法律三方面的結(jié)合，專業(yè)性很強，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間有很強邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系，具有典型的項目管理特性。
由于招標業(yè)務(wù)復(fù)雜、專業(yè)性強，一般人難以在三年之內(nèi)熟悉、掌握招投標業(yè)務(wù)。一般非專業(yè)軟件公司的絕大部分軟件設(shè)計、開發(fā)人員因?qū)φ型稑藰I(yè)務(wù)不熟悉，更沒通過招標師職業(yè)水平考試，故難以準確把握招標機構(gòu)的需求，研發(fā)的系統(tǒng)自然滿足不了招標機構(gòu)的要求。
三、設(shè)計思路
OA軟件一般以管理綜合辦公業(yè)務(wù)的思路進行設(shè)計和開發(fā)，有較好的表單（如招標立項表單）編制、流程審批的功能；以表單、節(jié)點為核心對招標項目全部的內(nèi)容進行人為割裂，需要分節(jié)點打開各類表單才能知曉某一招標項目具體內(nèi)容和進展，無法一站式看到具體招標項目的全貌，更無法進行統(tǒng)計分析并按項目進行全流程過程管控。
招標業(yè)務(wù)是典型的項目管理業(yè)務(wù)，相應(yīng)的系統(tǒng)應(yīng)當以項目管理的思路進行設(shè)計和開發(fā)，可以一站式看到項目的進展情況、項目各節(jié)點內(nèi)容和審批狀況等。各類信息以格式化、數(shù)字化方式進行分類存儲，這樣就可以十分方便地對各類信息進行查詢和統(tǒng)計分析。
四、招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
1、流程相對固化、前后制約。國家法律、法規(guī)、規(guī)章對招投標業(yè)務(wù)操作程序和實體內(nèi)容做出了明確的規(guī)定，因此招投標業(yè)務(wù)流程是相對固化的。招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)可實現(xiàn)對招標流程的相對固化、前后道工序的相互制約：前面的工序沒完成，后面的工作就不能跳著做。對業(yè)務(wù)節(jié)點和業(yè)務(wù)表單也可做到相對固化，具體表單內(nèi)容也可相對固化配置。而OA軟件設(shè)計的流程是人為切割的，系統(tǒng)設(shè)計的前后道工序不能相互牽制，系統(tǒng)中的后道工序可以跳過前道工序進行“搶跑”。各類表單及其內(nèi)容一般由業(yè)務(wù)人員自行編制，難以統(tǒng)一。
2、招標業(yè)務(wù)相關(guān)信息前后貫通。由于系統(tǒng)對招標業(yè)務(wù)流程和內(nèi)容可以相對固化，因此系統(tǒng)中留下的前道工序的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以自動提供給后道工序使用，無需人工重復(fù)錄入，實現(xiàn)信息的共享和數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計匯總。而普通OA軟件僅是一個按業(yè)務(wù)節(jié)點進行信息編輯、提交、審批、儲存的工具，各業(yè)務(wù)表單之間的信息是割裂的，前后數(shù)據(jù)沒有內(nèi)在的邏輯關(guān)系，故無法實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的邏輯分析，也無法實現(xiàn)真正意義上的資源共享。
3、能獲取項目的全景信息。招標項目業(yè)務(wù)復(fù)雜、流程長、節(jié)點多，以項目管理理念為核心思想進行設(shè)計開發(fā)的招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，能夠提綱挈領(lǐng)地一攬子每個招標項目的全景信息、進展情況以及下一步的操作提示等。以獨立表單為基礎(chǔ)的OA軟件則無法獲取招標項目信息全貌。如使用OA軟件進行招標業(yè)務(wù)管理，則需要眾多業(yè)務(wù)節(jié)點作為系統(tǒng)操作的不同入口，操作起來繁瑣復(fù)雜，業(yè)務(wù)員會抵觸使用系統(tǒng)，管理層也很難查看到項目的各階段進展情況、進展狀態(tài)等各類信息。這一點，恰恰是眾多招標機構(gòu)誤把OA作為招標業(yè)務(wù)信息化管理工具的深刻教訓(xùn)。
4、可為后期延伸擴展招投標在線交易提供基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)的快速發(fā)展，電子招投標是必然的發(fā)展方向。電子招投標系統(tǒng)需要招標人、招標代理機構(gòu)、投標人、評委等各方在線互動參與。由于招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是針對于招標業(yè)務(wù)管控的特點設(shè)計的，在此基礎(chǔ)上可延伸開發(fā)或?qū)映墒斓恼袠送稑嗽诰€交易軟件。
一些起家于OA或工作流技術(shù)的軟件廠商，將OA或工作流技術(shù)生搬硬套到招標業(yè)務(wù)管理上，開發(fā)出貌似能實現(xiàn)招標業(yè)務(wù)管理的信息化產(chǎn)品，實際上卻體現(xiàn)不了招標業(yè)務(wù)項目管理的固有特點，無法實現(xiàn)招標項目的業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營管理，更無法滿足招投標在線交易的需求，即無法擴展升級為電子招標投標系統(tǒng)。
來源：《招標采購管理》 作者：郝景鵬 上海匯招信息技術(shù)有限公司（易招標）
一、軟件定位
OA軟件：將文書辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種文書辦公類系統(tǒng)，應(yīng)用場景多在公文審批流轉(zhuǎn)、車輛管理等綜合性事務(wù)管理上。
招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)：通過信息系統(tǒng)對招標業(yè)務(wù)進行管理，實現(xiàn)招標項目各階段過程信息的前后貫通、操作流程的相對固化規(guī)范、招投標信息資源的共享，以加強業(yè)務(wù)管控、提升工作效率、實現(xiàn)知識共享、提高服務(wù)質(zhì)量，屬于項目管理類系統(tǒng)。
二、系統(tǒng)功能
OA軟件一般提供適合所有綜合管理業(yè)務(wù)所需要的通用功能，如公文管理、工作計劃、工作會議、車輛管理、零星固定資產(chǎn)、辦公用品、通用的表單制作和審批等管理，這些功能是適合所有業(yè)務(wù)類型的通用功能，不是專門針對招標業(yè)務(wù)管理而開發(fā)的。
招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)包含業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和運營管理系統(tǒng)兩大部分，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)類似于生產(chǎn)性企業(yè)的ERP，即招標機構(gòu)的招標任務(wù)委派、招標文件制作、發(fā)標、投標、開標、評標、異議、歸檔等業(yè)務(wù)節(jié)點管理，還應(yīng)當含有價格庫、專家?guī)?、文件庫、投標人信息庫、招標人信息庫等各類信息資源庫。運營管理應(yīng)當包括模板管理、費用管理、審批管理、決策管理、知識管理、權(quán)限管理、基礎(chǔ)管理等功能。招標業(yè)務(wù)是經(jīng)濟、技術(shù)、法律三方面的結(jié)合，專業(yè)性很強，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間有很強邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系，具有典型的項目管理特性。
由于招標業(yè)務(wù)復(fù)雜、專業(yè)性強，一般人難以在三年之內(nèi)熟悉、掌握招投標業(yè)務(wù)。一般非專業(yè)軟件公司的絕大部分軟件設(shè)計、開發(fā)人員因?qū)φ型稑藰I(yè)務(wù)不熟悉，更沒通過招標師職業(yè)水平考試，故難以準確把握招標機構(gòu)的需求，研發(fā)的系統(tǒng)自然滿足不了招標機構(gòu)的要求。
三、設(shè)計思路
OA軟件一般以管理綜合辦公業(yè)務(wù)的思路進行設(shè)計和開發(fā)，有較好的表單（如招標立項表單）編制、流程審批的功能；以表單、節(jié)點為核心對招標項目全部的內(nèi)容進行人為割裂，需要分節(jié)點打開各類表單才能知曉某一招標項目具體內(nèi)容和進展，無法一站式看到具體招標項目的全貌，更無法進行統(tǒng)計分析并按項目進行全流程過程管控。
招標業(yè)務(wù)是典型的項目管理業(yè)務(wù)，相應(yīng)的系統(tǒng)應(yīng)當以項目管理的思路進行設(shè)計和開發(fā)，可以一站式看到項目的進展情況、項目各節(jié)點內(nèi)容和審批狀況等。各類信息以格式化、數(shù)字化方式進行分類存儲，這樣就可以十分方便地對各類信息進行查詢和統(tǒng)計分析。
四、招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
1、流程相對固化、前后制約。國家法律、法規(guī)、規(guī)章對招投標業(yè)務(wù)操作程序和實體內(nèi)容做出了明確的規(guī)定，因此招投標業(yè)務(wù)流程是相對固化的。招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)可實現(xiàn)對招標流程的相對固化、前后道工序的相互制約：前面的工序沒完成，后面的工作就不能跳著做。對業(yè)務(wù)節(jié)點和業(yè)務(wù)表單也可做到相對固化，具體表單內(nèi)容也可相對固化配置。而OA軟件設(shè)計的流程是人為切割的，系統(tǒng)設(shè)計的前后道工序不能相互牽制，系統(tǒng)中的后道工序可以跳過前道工序進行“搶跑”。各類表單及其內(nèi)容一般由業(yè)務(wù)人員自行編制，難以統(tǒng)一。
2、招標業(yè)務(wù)相關(guān)信息前后貫通。由于系統(tǒng)對招標業(yè)務(wù)流程和內(nèi)容可以相對固化，因此系統(tǒng)中留下的前道工序的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以自動提供給后道工序使用，無需人工重復(fù)錄入，實現(xiàn)信息的共享和數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計匯總。而普通OA軟件僅是一個按業(yè)務(wù)節(jié)點進行信息編輯、提交、審批、儲存的工具，各業(yè)務(wù)表單之間的信息是割裂的，前后數(shù)據(jù)沒有內(nèi)在的邏輯關(guān)系，故無法實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的邏輯分析，也無法實現(xiàn)真正意義上的資源共享。
3、能獲取項目的全景信息。招標項目業(yè)務(wù)復(fù)雜、流程長、節(jié)點多，以項目管理理念為核心思想進行設(shè)計開發(fā)的招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，能夠提綱挈領(lǐng)地一攬子每個招標項目的全景信息、進展情況以及下一步的操作提示等。以獨立表單為基礎(chǔ)的OA軟件則無法獲取招標項目信息全貌。如使用OA軟件進行招標業(yè)務(wù)管理，則需要眾多業(yè)務(wù)節(jié)點作為系統(tǒng)操作的不同入口，操作起來繁瑣復(fù)雜，業(yè)務(wù)員會抵觸使用系統(tǒng)，管理層也很難查看到項目的各階段進展情況、進展狀態(tài)等各類信息。這一點，恰恰是眾多招標機構(gòu)誤把OA作為招標業(yè)務(wù)信息化管理工具的深刻教訓(xùn)。
4、可為后期延伸擴展招投標在線交易提供基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)的快速發(fā)展，電子招投標是必然的發(fā)展方向。電子招投標系統(tǒng)需要招標人、招標代理機構(gòu)、投標人、評委等各方在線互動參與。由于招標業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是針對于招標業(yè)務(wù)管控的特點設(shè)計的，在此基礎(chǔ)上可延伸開發(fā)或?qū)映墒斓恼袠送稑嗽诰€交易軟件。
一些起家于OA或工作流技術(shù)的軟件廠商，將OA或工作流技術(shù)生搬硬套到招標業(yè)務(wù)管理上，開發(fā)出貌似能實現(xiàn)招標業(yè)務(wù)管理的信息化產(chǎn)品，實際上卻體現(xiàn)不了招標業(yè)務(wù)項目管理的固有特點，無法實現(xiàn)招標項目的業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營管理，更無法滿足招投標在線交易的需求，即無法擴展升級為電子招標投標系統(tǒng)。
來源：《招標采購管理》 作者：郝景鵬 上海匯招信息技術(shù)有限公司（易招標）
