政采檔案堆積如山的思考
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發(fā)布日期：2014年01月20日
■ 范靜暉
《政府采購法》規(guī)定，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)（集采機(jī)構(gòu)）對政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，時(shí)限為15年。經(jīng)過10余年的項(xiàng)目累計(jì)保存，各省集中采購機(jī)構(gòu)保留的政府采購檔案平均約有10000冊之多，檔案室占地面積達(dá)到400-500平方米。如此之多的檔案，保管和查閱需要耗費(fèi)相當(dāng)?shù)娜肆?、物力，這讓集采機(jī)構(gòu)叫苦不迭。政府采購檔案的保存是否是可有可無、政府采購檔案是否發(fā)揮了真正的作用等成為大家探討的話題。
筆者認(rèn)為，政府采購檔案留存有五大作用。
一是項(xiàng)目回溯的依據(jù)。一個(gè)項(xiàng)目音像和紙質(zhì)的檔案成為真實(shí)記載項(xiàng)目細(xì)節(jié)和過程的載體，接受社會的廣泛監(jiān)督。
二是項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。項(xiàng)目檔案完整保存，可在有效的時(shí)間內(nèi)提供最初由供應(yīng)商作出的書面承諾，有效解決在項(xiàng)目實(shí)施過程中更換負(fù)責(zé)人的問題。
三是項(xiàng)目分析的真實(shí)材料。集采機(jī)構(gòu)完成項(xiàng)目后，將資料進(jìn)行自查，并根據(jù)項(xiàng)目的情況開展業(yè)務(wù)分析活動(dòng)。這是提高集采機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)能力的重要手段。
四是制定政策的有效依據(jù)。在政府采購各項(xiàng)政策完善發(fā)展過程中，檔案起到了強(qiáng)力支撐作用。
五是各集采機(jī)構(gòu)沉淀技術(shù)積累的基礎(chǔ)。各省集采機(jī)構(gòu)經(jīng)過10多年的發(fā)展，在檔案完整收錄的基礎(chǔ)上，已經(jīng)完成了技術(shù)上的積累，并逐步發(fā)展成熟。
從目前的狀況來看，政府采購檔案還需要加強(qiáng)改善一些薄弱環(huán)節(jié)。
一是檔案崗位應(yīng)得到更多重視。集采機(jī)構(gòu)人員編制少，因此，常有其他崗位人員兼任檔案管理工作的情況。檔案人員忙于整理、接收已經(jīng)開標(biāo)的項(xiàng)目，沒有時(shí)間進(jìn)行檔案歸類整理和數(shù)據(jù)抓取。由于數(shù)據(jù)抓取不及時(shí)，依據(jù)數(shù)據(jù)開展研究存在困難。
二是檔案保存的期限需要科學(xué)制定。政府采購檔案存檔時(shí)間只有根據(jù)項(xiàng)目來確定，才能更好地利用存儲空間，達(dá)到靈活運(yùn)用的效果，真正解決檔案堆積如山的問題。
三是檔案保存內(nèi)容應(yīng)更明確。特別是近幾年來隨著電子信息化平臺采購的發(fā)展，對于電子標(biāo)留存內(nèi)容應(yīng)作更明確具體的規(guī)范，無需留存的項(xiàng)目資料應(yīng)統(tǒng)一去除，達(dá)到精簡實(shí)用的目的。
來源：中國政府采購報(bào)
《政府采購法》規(guī)定，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)（集采機(jī)構(gòu)）對政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，時(shí)限為15年。經(jīng)過10余年的項(xiàng)目累計(jì)保存，各省集中采購機(jī)構(gòu)保留的政府采購檔案平均約有10000冊之多，檔案室占地面積達(dá)到400-500平方米。如此之多的檔案，保管和查閱需要耗費(fèi)相當(dāng)?shù)娜肆?、物力，這讓集采機(jī)構(gòu)叫苦不迭。政府采購檔案的保存是否是可有可無、政府采購檔案是否發(fā)揮了真正的作用等成為大家探討的話題。
筆者認(rèn)為，政府采購檔案留存有五大作用。
一是項(xiàng)目回溯的依據(jù)。一個(gè)項(xiàng)目音像和紙質(zhì)的檔案成為真實(shí)記載項(xiàng)目細(xì)節(jié)和過程的載體，接受社會的廣泛監(jiān)督。
二是項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。項(xiàng)目檔案完整保存，可在有效的時(shí)間內(nèi)提供最初由供應(yīng)商作出的書面承諾，有效解決在項(xiàng)目實(shí)施過程中更換負(fù)責(zé)人的問題。
三是項(xiàng)目分析的真實(shí)材料。集采機(jī)構(gòu)完成項(xiàng)目后，將資料進(jìn)行自查，并根據(jù)項(xiàng)目的情況開展業(yè)務(wù)分析活動(dòng)。這是提高集采機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)能力的重要手段。
四是制定政策的有效依據(jù)。在政府采購各項(xiàng)政策完善發(fā)展過程中，檔案起到了強(qiáng)力支撐作用。
五是各集采機(jī)構(gòu)沉淀技術(shù)積累的基礎(chǔ)。各省集采機(jī)構(gòu)經(jīng)過10多年的發(fā)展，在檔案完整收錄的基礎(chǔ)上，已經(jīng)完成了技術(shù)上的積累，并逐步發(fā)展成熟。
從目前的狀況來看，政府采購檔案還需要加強(qiáng)改善一些薄弱環(huán)節(jié)。
一是檔案崗位應(yīng)得到更多重視。集采機(jī)構(gòu)人員編制少，因此，常有其他崗位人員兼任檔案管理工作的情況。檔案人員忙于整理、接收已經(jīng)開標(biāo)的項(xiàng)目，沒有時(shí)間進(jìn)行檔案歸類整理和數(shù)據(jù)抓取。由于數(shù)據(jù)抓取不及時(shí)，依據(jù)數(shù)據(jù)開展研究存在困難。
二是檔案保存的期限需要科學(xué)制定。政府采購檔案存檔時(shí)間只有根據(jù)項(xiàng)目來確定，才能更好地利用存儲空間，達(dá)到靈活運(yùn)用的效果，真正解決檔案堆積如山的問題。
三是檔案保存內(nèi)容應(yīng)更明確。特別是近幾年來隨著電子信息化平臺采購的發(fā)展，對于電子標(biāo)留存內(nèi)容應(yīng)作更明確具體的規(guī)范，無需留存的項(xiàng)目資料應(yīng)統(tǒng)一去除，達(dá)到精簡實(shí)用的目的。
來源：中國政府采購報(bào)
