為進一步規(guī)范公共資源交易項目檔案的管理，有效發(fā)揮公共資源交易項目檔案應有的價值和作用，四川省儀隴縣公共資源交易中心嚴格規(guī)范交易項目檔案的管理工作，自2016年到2017年，中心共整理完成各類交易項目檔案1850卷。
為加強交易項目檔案的管理，該縣主要從以下五方面發(fā)力：
一是健全管理制度，嚴明歸檔責任。儀隴縣公共資源交易中心以制度為抓手，制定了《公共資源交易中心交易項目檔案管理制度》，明確了歸檔范圍、時間與質(zhì)量要求，確定了檔案保管期限，規(guī)范檔案資料整理編號辦法，借閱及保密制度，并明確各部門職責。按照“誰組織，誰立卷，誰移交”的原則，歸檔內(nèi)容涵蓋了交易事項立項審批核準材料、招(投)標文件、開評標過程文件、音視頻資料、質(zhì)疑投訴處理和中標通知書等20多項，實現(xiàn)“環(huán)環(huán)相扣，處處留痕”。歸檔責任人對項目檔案做到應裝盡裝,應入盡入。
二是加強硬件建設(shè)，提升檔管條件。建立交易項目專用檔案室3個，購置檔案柜架32個。同時還要配備了完備的管理設(shè)施。檔案管理除了計算機、打印機、掃描儀、復印件、自動裝訂機和打碼機等常規(guī)設(shè)備以外，隨著公共資源交易平臺全程電子化的來臨，還配備了電子化硬件設(shè)備，提升了檔案管理的現(xiàn)代化水平。
三是加強隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)能力。在檔案管理工作中，中心選擇了責任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好并熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)的專職檔案人員1名，兼職人員3名。對于專職或兼職檔案人員都加強了業(yè)務(wù)培訓。
四是突出工作重點，注重精細管理。檔案資料的收集從項目受理后就開始了，除了紙質(zhì)文件、圖紙、圖表以外，電子文件也必須收集。招標結(jié)束后相關(guān)股室責任人就將資料整理出來進行分類、裝訂和歸案。完成裝訂歸檔的按要求及時給采購人（項目業(yè)主）移交一套，并要求各項目單位落實專人保管好招標采購項目的檔案。
五是嚴抓保密工作，確保檔案安全。制定了《項目檔案保密辦法》，所有參與檔案工作的專職或兼職人員均參加保密培訓并簽訂《項目檔案保密協(xié)議》。嚴格執(zhí)行項目檔案調(diào)（借）閱審批制度和進出檔案室登記制度。（劉毅）
來源：中國政府采購報
