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截止時(shí)間：-
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》和《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是指政府集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行政府采購(gòu)項(xiàng)目過(guò)程中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同載體的記錄。
第三條 本辦法適用于全市政府采購(gòu)部門(mén)所有采購(gòu)項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交和管理。
第四條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是反映政府采購(gòu)活動(dòng)的重要記錄和史料，有重要的依據(jù)作用，應(yīng)當(dāng)依法保存，不得偽造、隱匿或者銷(xiāo)毀。
第五條 政府采購(gòu)辦公室在進(jìn)行政府采購(gòu)項(xiàng)目活動(dòng)中形成的采購(gòu)文件及相關(guān)記錄，都應(yīng)歸入政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理，以保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性。
第二章 職責(zé)和分工
第六條 執(zhí)行科在政府采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，認(rèn)真收集并妥善保管采購(gòu)文件和記錄，合同簽訂完畢三個(gè)月內(nèi)經(jīng)整理后移交檔案室。
第七條 其他科室涉及采購(gòu)項(xiàng)目的，必須在辦理過(guò)程中認(rèn)真收集并妥善保管采購(gòu)文件及記錄，并在辦結(jié)完畢的三個(gè)月內(nèi)整理后移交檔案室。
第八條 檔案室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案的審核、立卷、歸檔、貯存和管理工作。并負(fù)責(zé)定期制作項(xiàng)目歸檔情況明細(xì)表，敦促各科室及時(shí)移交項(xiàng)目檔案。
第九條 項(xiàng)目檔案移交前由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員對(duì)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)并妥善保管；項(xiàng)目檔案正式移交后，由檔案員負(fù)責(zé)管理和提供利用。
第三章 政府采購(gòu)檔案的內(nèi)容
第十條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案具體包括：
（一） 政府采購(gòu)的項(xiàng)目委托任務(wù)書(shū)（或采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃）。
1、采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)書(shū)；
2、委托書(shū)及法人代表授權(quán)書(shū)；
3、項(xiàng)目預(yù)算和資金構(gòu)成。
4、采購(gòu)需求清單。
（二） 項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備材料。
1、采購(gòu)項(xiàng)目工作計(jì)劃書(shū)；
2、采購(gòu)方式的申請(qǐng)批復(fù)意見(jiàn)書(shū)（公開(kāi)招標(biāo)之外方式的應(yīng)載明原因）；
3、項(xiàng)目招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組成員名單；
4、供應(yīng)商選取名單（條件及原因）；
（三）項(xiàng)目的招標(biāo)（詢(xún)價(jià)等）文件材料
1、招標(biāo)文件的會(huì)審記錄及報(bào)送政府采購(gòu)管理部門(mén)備案記錄；
2、已發(fā)出采購(gòu)文件（包括招標(biāo)、詢(xún)價(jià)或競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)的有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等）；
3、已發(fā)出采購(gòu)文件的必要澄清或修改的文件；
4、采購(gòu)公告（包括招標(biāo)公告等）、邀請(qǐng)招標(biāo)函、詢(xún)價(jià)函或者談判邀請(qǐng)函；招標(biāo)（詢(xún)價(jià)等）文件的登記記錄，招標(biāo)文件所刊登的媒體（報(bào)刊、網(wǎng)站等）記錄；
5、供應(yīng)商的考察情況報(bào)告或資格審查情況報(bào)告；
6、項(xiàng)目標(biāo)底；
（四）項(xiàng)目的開(kāi)標(biāo)文件材料
1、開(kāi)標(biāo)會(huì)議議程；
2、參加開(kāi)標(biāo)會(huì)議的簽到名單；
3、接受投標(biāo)的記錄；
4、開(kāi)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、過(guò)程的有關(guān)記錄；
5、公開(kāi)報(bào)價(jià)（開(kāi)標(biāo)）過(guò)程記錄；
（五）項(xiàng)目的投標(biāo)（報(bào)價(jià)等）文件材料。
1、投標(biāo)文件的正本（包括投標(biāo)、報(bào)價(jià)或競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)的文件、資料等）；
2、已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄；
（六）項(xiàng)目的評(píng)審文件材料。
1、項(xiàng)目評(píng)標(biāo)委員會(huì)（詢(xún)價(jià)小組、談判小組）名單及監(jiān)督人員名單；
2、項(xiàng)目評(píng)標(biāo)辦法；
3、評(píng)審過(guò)程記錄及打分表；
4、評(píng)審報(bào)告（如項(xiàng)目需要考察，含考察報(bào)告）；
5、項(xiàng)目廢標(biāo)報(bào)告及處理意見(jiàn)；
6、項(xiàng)目評(píng)審監(jiān)督意見(jiàn)書(shū)；
7、公證書(shū)；
（七）項(xiàng)目的中標(biāo)文件材料
1、領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)采購(gòu)結(jié)果的決定；
2、采購(gòu)結(jié)果公告記錄（包括預(yù)中標(biāo)通知書(shū)、采購(gòu)結(jié)果通知書(shū)及相應(yīng)報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)記錄）；
（八）項(xiàng)目合同
政府采購(gòu)項(xiàng)目合同（包括補(bǔ)充、修改、終止執(zhí)行等合同）；
（九）項(xiàng)目的驗(yàn)收文件材料。
1、政府采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；
2、政府采購(gòu)項(xiàng)目反饋報(bào)告；
3、委托采購(gòu)項(xiàng)目完成報(bào)告單；
（十）其它文件材料。
1、項(xiàng)目工作總結(jié)；
2、項(xiàng)目效益評(píng)估書(shū)；
3、爭(zhēng)議或糾紛發(fā)生及處理結(jié)果，質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定；
4、其它與采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)過(guò)程及采購(gòu)項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件資料。
第四章 采購(gòu)檔案的收集、整理
第十一條 采購(gòu)項(xiàng)目合同簽訂后三個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將該項(xiàng)目的全套文件材料進(jìn)行收集整理。
第十二條 整理的檔案應(yīng)包括該項(xiàng)目的全部文件材料和記錄。包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)等載體的各類(lèi)文件材料。
第十三條 項(xiàng)目檔案必須根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際操作執(zhí)行的時(shí)間順序進(jìn)行整理。
第十四條 必須保證項(xiàng)目檔案的完整、真實(shí)和有效。具體要求：
（一）項(xiàng)目檔案的內(nèi)容要符合要求，規(guī)范統(tǒng)一；
（二）采購(gòu)操作中形成的文件材料要齊全完整；
（三）必須是原始件的不能用復(fù)印件替代；
（四）文件材料中的簽名、印鑒手續(xù)要齊全；
（五）整理的項(xiàng)目檔案符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。
第十五條 項(xiàng)目檔案不符合要求的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡快補(bǔ)齊相應(yīng)材料，保證項(xiàng)目檔案的完整、真實(shí)、有效。
第五章 移交及審核
第十六條 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目材料整理完畢后，填寫(xiě)《采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔登記表》，向檔案室移交項(xiàng)目檔案。在本單位檔案室保存期限為為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。期滿后向當(dāng)?shù)貦n案館移交。
第十七條 檔案員對(duì)移交的項(xiàng)目檔案編制目錄，并對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)不完整、不真實(shí)的情況，在《采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔登記表》上填寫(xiě)審核意見(jiàn)，通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人補(bǔ)齊相應(yīng)材料。
第十八條 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案員的審核意見(jiàn)，一周內(nèi)將相應(yīng)材料補(bǔ)齊后，交檔案員審核并移交項(xiàng)目檔案。
第十九條 項(xiàng)目檔案通過(guò)審核后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人編制項(xiàng)目檔案目錄連同檔案移交檔案員，并辦理正式移交手續(xù)?！恫少?gòu)項(xiàng)目檔案歸檔登記表》由檔案員統(tǒng)一保管。
第二十條 各科室及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)未移交檔案的管理，做到安全保管、放置有序、查找方便。
第二十一條 采購(gòu)檔案需要追加時(shí)，由相應(yīng)承辦人整理相應(yīng)文件材料，填寫(xiě)《采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔登記表》，說(shuō)明追加原因及有關(guān)項(xiàng)目信息，向檔案室移交項(xiàng)目材料。檔案員審核無(wú)誤后，歸入原檔案目錄統(tǒng)一管理。
第六章 歸檔管理
第二十二條 檔案室負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目檔案的貯存和妥善保管，應(yīng)保證貯存場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠等工作。
第二十三條 檔案員按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。并保證項(xiàng)目檔案的標(biāo)識(shí)清晰有效。
第二十四條 采購(gòu)項(xiàng)目檔案文件材料用紙規(guī)格一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙。大型工程圖紙、設(shè)計(jì)效果圖、光盤(pán)、磁盤(pán)等無(wú)法裝訂成冊(cè)的可在項(xiàng)目檔案中統(tǒng)一編頁(yè)，單獨(dú)保存。
第二十五條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案按照年度項(xiàng)目編號(hào)順序進(jìn)行組卷。卷內(nèi)文件材料按照政府采購(gòu)工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)、項(xiàng)目評(píng)審、招標(biāo)結(jié)果、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件材料。
第二十六條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保管期限定為永久和短期兩種。
1、屬于政府采購(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目，或者有重要意義的采購(gòu)項(xiàng)目，需長(zhǎng)久查考利用的文件材料，列為永久保管。
2、屬于政府采購(gòu)非招標(biāo)項(xiàng)目，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的文件材料，列為短期(15年)保管。
第二十七條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保管期限，從立卷年度算起。
第二十八條 檔案員應(yīng)在每年的四月份之前對(duì)上年度移交的檔案完成立卷、裝訂和編制目錄工作；并制作檔案清冊(cè)，列明應(yīng)管理的檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。檔案清冊(cè)應(yīng)作永久保管。
第七章 檔案的查閱及使用
第二十九條 辦公室工作人員因工作需要，確需查閱或復(fù)印政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案查閱/復(fù)印/借閱登記表》，經(jīng)本科室負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案員辦理查閱手續(xù)。
第三十條 凡查閱或復(fù)印的，必須由檔案員抽調(diào)項(xiàng)目檔案，交查閱人查閱。需復(fù)印的，由檔案員按指定頁(yè)碼復(fù)印。
第三十一條 辦公室工作人員因工作需要，確需借閱政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案查閱/復(fù)印/借閱登記表》，經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交檔案員辦理手續(xù)。
借閱項(xiàng)目檔案時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)三天。借閱期間，所借檔案的真實(shí)性、完整性由借閱人負(fù)責(zé)。
第三十二條 借閱項(xiàng)目檔案返還時(shí)，檔案員必須按頁(yè)碼核查項(xiàng)目檔案，并辦理返還手續(xù)。
第三十三條 查閱、復(fù)制或者借閱政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的辦公室工作人員，嚴(yán)禁在檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。
第三十四條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案不得外借。非政府采購(gòu)辦公室工作人員，如需查閱、復(fù)印或借閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案查閱/復(fù)印登記表》，經(jīng)政府采購(gòu)辦公室領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案員辦理。
第八章 項(xiàng)目檔案的銷(xiāo)毀
第三十五條 保管期滿的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，可按以下程序銷(xiāo)毀。
（一）檔案室提出項(xiàng)目檔案銷(xiāo)毀清單及銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并登記造冊(cè)。
（二）銷(xiāo)毀意見(jiàn)報(bào)辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意后，上報(bào)經(jīng)同級(jí)政府采購(gòu)管理部門(mén)批準(zhǔn)。同時(shí)報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。
（三）銷(xiāo)毀政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案時(shí)，辦公室應(yīng)邀請(qǐng)同級(jí)政府采購(gòu)管理部門(mén)人員參加現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷(xiāo)。
（四）監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)銷(xiāo)毀的項(xiàng)目檔案；銷(xiāo)毀后應(yīng)當(dāng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。
第九章 其他
第三十六條 政府采購(gòu)辦公室工作人員違反本規(guī)定，按照內(nèi)部管理制度和要求進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)部門(mén)追究其法律責(zé)任。
第三十七條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理人員工作變動(dòng)，應(yīng)辦理檔案及檔案清冊(cè)的移交手續(xù)，經(jīng)辦公室主任簽字認(rèn)可后，方可辦理交接手續(xù)。
第三十八條 本辦法由酒泉市政府采購(gòu)辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十九條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
