招標，是政府采購的主要方式，也是最能體現(xiàn)公平競爭的一種采購方式。完整的招標采購，應包括招標、投標、開標、評標和定標五個階段，其中開標是招標采購過程中的一個重要階段，承接著招標、投標與評標、定標，在招標、投標之后，就要組織開標，開標之后，就要組織評標、定標，開標是否順利，直接影響到招標、投標的繼續(xù)進行，也直接決定著評標、定標的順利完成。而開標能否順利進行，起決定作用的就是開標前的準備工作。準備工作充分、細致，開標才能順利進行；否則，開標將會受到影響，進而會影響到后面的評標和定標，以至于整個招標采購活動都要受到影響。因此，開標的前期準備工作相當重要。在招標采購實踐中，只注重舉行開標過程而忽視開標前期準備工作的現(xiàn)象比較普遍，由于開標準備不足，開標過程混亂不堪，工作人員手忙腳亂，招標工作組織不嚴密，直接影響到采購機構(gòu)和采購人員的形象。開標前期準備工作誠然重要，那么在開標前究竟要做哪些準備工作呢？筆者根據(jù)多年來從事政府采購招標采購工作的經(jīng)驗和體會，對開標前的準備工作進行了梳理。開標，如同開會一樣，在會前重點是做好文件材料、人員、會務等三個方面的準備。
材料準備
在開標前，應準備一系列文件材料，以備開標時之用。這些文件材料主要包括在招標階段、投標階段所形成的文件材料和開標階段、評標階段以及定標階段需要使用的文件材料。由于招標采購過程是以法定方式和程序進行的，其中各個階段所使用的文件材料都應該便于查閱和使用，因而所有的文件資料都必須以書面形式準備并提供。根據(jù)開標需要，應準備以下幾類文件資料：
一是，招標階段所形成的文件材料。
在招標階段，由于要編制、發(fā)售招標文件等，在這些項工作進行過程中，會形成與招標采購有關(guān)的一系列文件、材料等書面資料，而這些資料在開標、評標過程中都要用到，因此在開標前有必要對這些文件、材料進行整理、歸集，形成招標階段文件資料。一般來說，根據(jù)招標階段的幾個工作環(huán)節(jié)，招標階段的文件材料主要有：招標文件編制過程中所形成的資料和招標文件發(fā)售過程中所形成的文件材料。其中，招標文件編制過程中所形成的文件材料主要包括采購人委托項目時所提交的與項目有關(guān)的資料，招標采購機構(gòu)在組織項目實施前所編制的采購方案和所歸集的項目資料，在編制招標文件時對項目的分析論證資料，招標文件底稿以及正式的招標文件。招標文件發(fā)售過程中所形成的文件資料，主要包括招標公告信息發(fā)布資料，響應招標項目的供應商信息，供應商在響應報名時提交的資格證明文件材料，對供應商進行資格審查時的書面記錄及其相關(guān)資料，經(jīng)審查資格合格的供應商名單和資格不合格供應商名單及其理由說明和文件證明材料，資格審查工作底稿，招標文件發(fā)售記錄，組織供應商進行現(xiàn)場勘察及對項目解釋答疑會記錄或答疑紀要，供應商對招標文件有關(guān)內(nèi)容提出的書面詢問，招標組織機構(gòu)因?qū)φ袠宋募M行修改、澄清、補正所形成的補充和變更文件等。值得注意的是，有關(guān)招標文件的發(fā)售記錄，尤其是購買了招標文件的供應商名單要在一定范圍內(nèi)和一定時期內(nèi)相對保密，以防有可能參與投標的供應商信息泄露。
二是，投標階段所形成的文件材料。
招標階段之后，所要進行的是投標，即投標供應商編制投標文件并向招標組織機構(gòu)遞交投標文件。在這個過程中，由于投標供應商對招標文件的有關(guān)內(nèi)容有疑問而需要向招標組織機構(gòu)提出書面詢問，招標組織機構(gòu)要對詢問的有關(guān)內(nèi)容作出書面答復；投標供應商要向招標組織機構(gòu)遞交投標文件、交納投標保證金，招標組織機構(gòu)要接收投標供應商遞交的投標文件并向出具簽收證明等，這些工作，都需要有書面的文字記載，而這些書面的文字記載集中起來，就形成了投標階段的文件材料。招標組織機構(gòu)在開標前，必須注意收集這些文件材料，并進行歸集整理，以備開標時之用。在這些文件材料中，最重要的就是投標供應商遞交投標文件時的記錄，供應商遞交投標文件時的簽名，招標組織機構(gòu)在接收投標文件時的書面記錄、向投標供應商出具的簽收投標文件的證明、收取投標保證金的收據(jù)等。值得注意的是，在投標階段，有關(guān)投標供應商遞交投標文件的資料、記錄等信息，應在一定范圍內(nèi)和一定時期內(nèi)相對保密，尤其是要對供應商提交的投標文件要妥為保管，以防投標文件遺失或者投標信息泄露。
三是，開標所需要的文件材料。
開標，有地方和機構(gòu)稱其為開標儀式，有些也稱其為開標大會或開標會，不論叫什么，其形式都是按照招標文件的規(guī)定，以一種商務會議的方式公開舉行，其程序都是法定的。在開標時，要公開宣讀投標人的投標報價以及投標文件中的有關(guān)內(nèi)容，宣布有關(guān)注意事項，并對評標、定標作出安排。在這個過程中，需要使用一些書面的、格式化的文件材料，這些文件材料都必須在開標前制作、準備完備。根據(jù)開標需要，這些書面、格式化的文件材料主要有：開標議程，開標會場紀律，監(jiān)督人員和工作人員以及參加開標的領(lǐng)導和來賓以及其它有關(guān)人員名單，開標儀式主持詞，工作人員職責及注意事項，投標人注意事項等；如有領(lǐng)導參加并需要領(lǐng)導講話，則還應為出席會議并講話的領(lǐng)導草擬準備講話稿；如有監(jiān)督人員或者監(jiān)證人員參加，則還應提前為他們準備監(jiān)督或監(jiān)證時所使用的相關(guān)文件材料。另外，還需要提前準備開標前到會人員的簽到冊，并為與會人員準備必要的書面文件、材料等。
四是，評標過程所需要的文件材料。
評標是在開標結(jié)束后進行的，一般情況下，開標結(jié)束之后，接著就要進行評標。實踐中，開標與評標的兩個階段之間其實是沒有時間間隔的，因此在開標前就要把評標時所需要的文件材料準備完備，以備評標之用。根據(jù)評標需要，評標需要使用的文件材料主要有：招標文件，評標工作安排，評標程序，評標工作紀律，評標注意事項，評委會工作職責，評標辦法、評分標準、評分表格等，其中最主要的就是評標辦法和評標標準、評標表，這些文件材料已經(jīng)載入了招標文件的，則不必另行準備；如果沒有在招標文件中載入，則要另行準備并向評委會提供。有些地方、有些機構(gòu)還要求評委會成員在評標前要簽署廉政承諾書，如有必要，就應該在開標前把承諾書格式準備齊備，在評標開始前提供給評委會，要求評委會成員簽訂。
五是，定標過程所需的文件材料。
評標結(jié)束之后，招標組織機構(gòu)則要根據(jù)評標委員會提交的評標結(jié)果報告以及評委會推薦的預中標人確定中標人。一般情況下，招標組織機構(gòu)在定標時，應依照《政府采購法》《招標投標法》和有關(guān)法律、法規(guī)，并根據(jù)項目招標文件關(guān)于定標條款的規(guī)定，確定中標人。定標時所需要的文件材料主要是定標原則和定標依據(jù)等，這些文件材料一般也在招標文件中事先已經(jīng)載明，但有些在招標文件只是原則性規(guī)定，如有必要，應在開標前將其細化，制定出具體的細則。按現(xiàn)行規(guī)定，招標組織機構(gòu)在評標結(jié)束后兩個工作日內(nèi)，應當將評委會出具的評標結(jié)果報告提交給采購人，由采購人根據(jù)評標結(jié)果報告確定中標人；同時，采購人也可以授權(quán)評標委員會直接確定中標人，或者委托招標組織機構(gòu)根據(jù)評委會的評標結(jié)果報告直接確定中標人，不論采用哪一種方式，都必須在開標前將定標所需的文件材料準備齊備。
人員準備
開標，類似于召開會議，應該有相關(guān)人員參加。參加開標的人員，主要是主持人、工作人員、采購人代表、供應商代表、監(jiān)督機關(guān)代表以及相關(guān)單位的領(lǐng)導及其來賓。在開標前，應當把參加開標的人員提前準備好。首先，應當明確哪些單位和哪些人員必須參加開標儀式，其次對必須參加開標儀式的單位和人員，應確定到位，并備齊人員名單，通知到本人，要求其務必按時參加開標。在這些人員中，最重要的是開標的工作人員，必須在開標前予以確定，并明確其具體職責和分工及相關(guān)責任，確保開標過程萬無一失，不出差錯。另外，開標結(jié)束即要轉(zhuǎn)入評標階段，接著就要進行評標，因此在開標前必須將評委會組建完成，并確定出評標工作人員或服務人員。對這些人員也應該根據(jù)需要，并依照相關(guān)法律法規(guī)確定并通知到本人，確保開標后即能進行正常的評標，使評標工作不至于受到影響。如有必要時，還應召集有關(guān)人員召開預備會議，進一步明確每個人的相關(guān)工作職責及其責任。根據(jù)開標以及評標工作需要，開標前在人員上應做好以下準備工作：
一是，組建評標委員會。
評標，一般是在開標之后進行的，評委會也是開標之后在評標時開展工作。但一般情況下，在開標結(jié)束之后就要直接進入評標階段，開標與評標兩個階段之間一般不留間隔時間，因此就要在開標前將評委會組建完成。按照《招標投標法》《政府采購法》《政府采購評審專家管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章以及相關(guān)規(guī)范性文件規(guī)定，評標委員會一般由五人以上的單數(shù)組成，其成員包括采購人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟方面的專家，其中技術(shù)、經(jīng)濟方面的專家人數(shù)不少于評委會成員總數(shù)的三分之二。同時，對于一些采購預算一定數(shù)額的大型招標項目，評委會中的專家人員必須達到五人以上，這時就要根據(jù)專家人數(shù)確定代購人單位代表人數(shù)，以確保專家人數(shù)不少于評委會成員總數(shù)的三分之二。評委會中的專家應來源于政府采購監(jiān)督管理部門管理的專家?guī)?，具體由采購人和招標組織機構(gòu)的代表于開標前（一般在開標前半天或者一天）在專家?guī)熘须S機抽取，抽取專家時應在監(jiān)管機構(gòu)的監(jiān)督下進行。專家抽取以后，應通知到專家本人，如被抽取的專家不能參加評標，則應在專家?guī)熘许樠映槿。ɑ蛘咴诘谝淮纬槿r可留有余地，屆時可以遞補）。專家抽取以后，應通知采購人，由采購人確定其單位代表進入評委會，采購人單位代表進入評委會的成員人數(shù)應不超過評委會成員總數(shù)的三分之一，同時還要嚴格限制采購人代表參加開標儀式并參加評標的人數(shù)，并規(guī)定項目經(jīng)辦人和前期制定項目實施方案的人不得進入評委會。采購人代表進入進入評委會的，應當有采購人單位法定代表人的授權(quán)，采購人代表也得以專家身份參與本單位采購項目的評審。有的地方針對采購人在評標過程中有可能導致意向性評標、進而影響其它評委或者人為干擾評標的現(xiàn)象，已經(jīng)在試行采購人代表不進入評標委員會的做法，實踐表明這對避免評標過程中的人為因素干擾已經(jīng)取得了很好的效果。值得注意的是，在評標委員會組建以后，特別是評委會名單確定以后應在評標結(jié)束前相對保密，不得泄露評委會成員特別是專家的有關(guān)情況。
二是，確定開標工作人員。
開標工作人員，主要分為開標前的工作人員、開標工作人員和開標后的工作人員。開標前的工作人員，主要負責接收投標供應商遞交投標文件和組織開標活動，辦理開標籌備過程中的有關(guān)準備事宜；開標工作人員，包括開標人、唱標人、監(jiān)標人、記標人，主要負責開標過程中與開標有關(guān)的各項工作，如開啟投標文件、宣讀投標報價、監(jiān)督開標唱標、記錄開標過程的有關(guān)情況等；開標后的工作人員，主要負責收集與開標有關(guān)的文件資料和開標的后續(xù)工作以及與評標委員會進行聯(lián)絡，負責與有關(guān)方面的聯(lián)系等。對于這些人員，都必須提前確定，并通知到本人。工作人員確定以后，還應明確每個人的職責分工和相關(guān)責任以及在各個工作階段所承擔的具體任務。如有必要，應召集相關(guān)工作人員，召開工作人員預備會，由主持人對其進行必要培訓，進一步明確并落實各自的工作任務和相關(guān)責任。
三是，確定評標工作人員。
評標工作人員，主要是在評標過程中為評委會的評標提供服務，負責傳遞、收集、整理與評標有關(guān)的文件、資料，記錄評標過程的有關(guān)情況，匯總、審核評標結(jié)果，辦理評委會交辦的與評標工作有關(guān)的其它事項，并負責招標組織機構(gòu)與評委會之間、評委會與投標供應商之間的聯(lián)系和聯(lián)絡，辦理各項聯(lián)系和聯(lián)絡事務。評標工作人員可根據(jù)評委會成員人數(shù)和評標工作的需要確定，其原則是既能保證評標工作的需要，確保評標順利進行；又要適當控制人數(shù)，確保評標工作在相對保密的情況下進行，避免評標工作受到人為干擾。
四是，通知采購人代表參加開標。
在開標時，采購人應派代表參加，有些地方還邀請采購人的單位領(lǐng)導及其紀檢監(jiān)察機構(gòu)人員參加，同時還應要求采購人單位的代表和項目經(jīng)辦人參加，對采購人單位應參加開標的人員，應在開標前通知到采購人單位，由采購人單位通知到本人，特殊情況下可在征得采購人單位同意的情況下直接通知到本人，要求其按時參加開標。對于招標組織機構(gòu)的領(lǐng)導和項目經(jīng)辦人需要參加開標的，也應提前通知到本人。
五是，邀請監(jiān)督單位及監(jiān)督人員。
開標及評標，須有監(jiān)督單位及其代表參加，并進行現(xiàn)場監(jiān)督。政府采購的監(jiān)督單位主要是政府采購監(jiān)管機構(gòu)和同級行政監(jiān)察機關(guān)，這些部門、單位有義務也有責任對政府采購活動實施監(jiān)督，對政府采購活動實施監(jiān)督是法律法規(guī)賦予他們的職責。在開標前，招標組織機構(gòu)應將招標項目的基本情況和實施情況以書面方式告知他們，并將開標時間、地點通知給他們，邀請他們屆時派員到現(xiàn)場進行全程監(jiān)督。有的地方，還要求對開標過程實施法律監(jiān)督，如有必要，可申請檢察機關(guān)或者公證機關(guān)進行監(jiān)督，如要進行法律監(jiān)督，則必須在開標前向檢察機關(guān)和公證機關(guān)提出邀請，請他們屆時派員進行監(jiān)督。有的地方還試行義務監(jiān)督員監(jiān)督制度或者行風評議督察員監(jiān)督制度，如有這種制度和要求，則可根據(jù)需要和可能，通知義務監(jiān)督員和督察員到現(xiàn)場進行監(jiān)督。
六是，預計有可能參加開標的供應商代表。
按照一般慣例，參與投標的供應商須派代表參加開標儀式，這也是招標文件對參加投標的供應商的基本規(guī)定。但是，供應商參加開標的人員和人數(shù)是不確定的。按理說，提出投標響應、購買了招標文件的供應商都有可能派員參加開標儀式，但也有的供應商雖然提出了響應也購買了招標文件，但有可能因故放棄投標，或者已經(jīng)準備投標但卻臨時改變而不參加投標，不能參加投標也就不可能參加開標。這就要求對參加投標的供應商及其人員作出預測，預計有可能參與投標并能參加開標儀式的潛在供應商，并確定出參加開標儀式或者開標會的供應商代表的準確人員，以提前做好接待工作。如有必要，可在開標前的某一個時間（最好是在開標的前一天）以電話或者傳真方式，向已經(jīng)購買了招標文件的供應商進行確認，以確定其是否能參加投標并是否能參加開標儀式，以及有可能前來參加開標儀式的人員構(gòu)成及其確切人數(shù)。值得注意的是，預測或者確認參加投標以及開標的供應商及其代表，應當在相對保密的情況下進行，以防因此而泄露投標供應商的相關(guān)信息。
會務準備
開標，要舉行開標儀式，或者稱為開標大會，其形式和會議相似，是公務會議或者商務會議的一種。因為開標與舉辦會議相同，而會議的舉辦有一些不確定因素，所以在開標前要按照籌辦會議的辦法，做好相關(guān)準備工作，也就是要做好開標前的會務準備。一般來說，開標前的會務準備主要應做好會場、用品以及其它相關(guān)準備工作。
一是，開標的會場準備。
開標需要使用相應規(guī)模的場地，在開標前應根據(jù)參加開標的人數(shù)和規(guī)模，選擇合適的場地，并做好場地布置等相應準備。首先是選擇場地.。要根據(jù)參加開標的人數(shù)和規(guī)模，選擇適當?shù)臅?。所選的會場要有足夠的使用面積， 燈光、音響、話筒、電源、空調(diào)等設施要符合開標的基本條件，要盡量選擇入口處在會議后方的會場；會場是要有足夠量的長條桌及椅子，有良好的通風效果，有足夠的活動空間，在擺放了預計人數(shù)的桌椅后，會場內(nèi)還要有能讓與會人員走動的空間；會場確定以后，要確定訂做主橫幅的長度、寬度并與會場主席臺成比例；還要了解預計開標的同一天所選擇的會場是否有其他會議，是否與其它會議沖突等。因為開標是嚴格按照法定方式和程序進行的，開標的時間應該按照招標文件規(guī)定的時間、地點進行，一般一得隨意更改，如果選擇在賓館開標，為保證場地不會被擠占或挪用，有必要和賓館簽訂協(xié)議書。如果是本單位的會議室，則需要提前與管理部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，確認當天沒有其它會議或者其它活動。其次是場地布置。開標類似于會議，但又有別于一般會議，因此不能按照一般會議的會場來布置，特別是不能按照政府機關(guān)的公務會議來布置。開標會場布置要突出商務活動特色，要根據(jù)接標、開標、唱標、監(jiān)標、記標等工作需要以及參加開標的有關(guān)人員的活動需要來布置會場，在會標（橫幅）、主持臺、工作人員臺、與會人員臺、簽到臺以及開標所用物品的擺放和布置上，要根據(jù)需要和可能，隨時調(diào)整。會場布置既要靈活，得體大方，又要嚴肅，整潔便捷，切忌不顧實際，照抄照搬，千篇一律，死搬硬套。
二是，物料準備。
物料即開標用品，在開標過程中，需要使用一些物品用具，因此在開標前就必須根據(jù)開標過程中的需要做好相應準備。這些物品用料包括工作人員需要使用的用品，如剪刀、簽字筆、記錄紙、訂書機、包裝袋、包裝箱、交通工具等；還有會人員即參加開標會的其它人員需要使用的用品，如記錄筆、記錄紙等。由于開標之后，接著就要進行評標，因此評委會成員在評標時需要使用的物品、用料，如記錄筆、記錄紙、計算器等，也應在開標前準備齊備。開標過程如需要照相、攝像、監(jiān)控，則應在開標前把照相、攝像以及監(jiān)控器材準備齊備，并調(diào)試正常。隨著現(xiàn)代辦公自動化設備的廣泛應用，計算機、投影、視頻展示臺等也應用于各類會議，一些地方在開標時，也開始使用這些設備，特別是有些地方已經(jīng)試行網(wǎng)上招標、投標、評標，在這種情況下，就要根據(jù)需要和可能，盡可能地把這些設備、設施準備齊備，并調(diào)試好，以備開標、評標之用。
三是，后勤服務準備。
從開標到評標，是一項連續(xù)性的工作，一環(huán)套一環(huán)，中間不能有停頓和間歇，這個過程有可能是半天，也有可能是一天或者幾天，而參加開標的人員以及評委會成員及其工作人員可能很多，如果開標、評標在短時間內(nèi)不能結(jié)束，就有必要為有關(guān)人員做好后勤服務準備工作。比如說，工作人員及評委會成員的用餐，應該提前做好安排。對于開標、評標過程中的用餐，一般以工作餐的形式，做到精打細算，厲行節(jié)約，避免浪費，并盡量選擇地附近，避免人員遠離，造成現(xiàn)場渙散或者相關(guān)信息泄露。
四是，開標前預備會準備。
在開標前，應召開一個預備會，了解、通報、匯總、檢查各項準備工作的籌備情況，研究、部署、安排開標及評標過程中的有關(guān)事務性工作，重申開標、評標流程以及開標、評標過程中的人員配合和工作紀律以及相關(guān)人員的責任，進一步明確每個工作人員以及相關(guān)人員的個人崗位定位，查漏補缺，充分考慮各種環(huán)境和因素，確保開標前的各項準備工作萬無一失。
五是，其它準備。
開標，雖然說是按照法定的方式和程序進行的，一般都有一定模式，但在實踐中，在具體工作中，往往還存在著一些不確定因素，影響到開標的正常進行，這些不確定因素有主觀的，也有客觀的，有時是可以預見的，是可以采取措施加以防范的，是可控的；但還有一些因素是不可預見的，難以進行防范，是不可控的。在招標采購活動中，特別是在開標的前期準備過程中，招標組織機構(gòu)及其工作人員要提高預見和應對各種復雜問題的能力，并根據(jù)經(jīng)驗進行臨場控制。但不論是可預見的或者是不可預見的，在開標前，都是可以由工作人員根據(jù)經(jīng)驗，提前做好準備，提高對不確定因素的預見性，對可預見的，要做好充分準備；對不可以預見的，要提高預測和防范能力，變不可控為可控，變不可預見為可預見，充分做好開標前的各項準備工作，以確保招標采購活動的順利進行。（作者：李平）
來源：政府采購信息網(wǎng)
