運用項目管理知識 做好政府采購操作
http://www.hrhg.com.cn/index.php
發(fā)布日期：2010年11月05日
項目管理是有效的現(xiàn)代管理方法。集中采購機構(gòu)在接受采購人委托后，采購項目就作為一個獨立的項目開始了其項目生命周期。按照現(xiàn)代項目管理的定義及規(guī)律性，項目的生命周期被劃分為四個階段。政府采購工作就是在《政府采購法》及相關(guān)法律法規(guī)的框架內(nèi)，尋求與“項目管理”制的對接，在“三公”原則的指引下，實現(xiàn)政府采購項目的規(guī)范操作與效率提升。
項目開始階段
關(guān)注項目開始階段。這一階段主要是提出項目概念，進行項目界定，成立項目基本組織。
采購項目開始階段其實就是政府采購具體操作的起點。它定義了一個采購項目，同時決定該項目是否可以啟動或進行下去。政府采購具體操作中的項目啟動，不是決定是否接受該采購項目的委托，而是當(dāng)采購人委托一個采購任務(wù)時，需要分析目前自身的內(nèi)部條件和外部環(huán)境，然后確定是否開始具體實施該項目，以及由什么人來擔(dān)任項目負(fù)責(zé)人，或者項目廢標(biāo)后是否重新立項，等等。這是一個項目進入政府采購操作流程的起始階段。
項目計劃階段
重視項目計劃階段（項目規(guī)劃、開發(fā)和作出相應(yīng)決策的階段）。項目不是在結(jié)束時失敗，而是在計劃時失敗。在這一階段要由新成立的項目組根據(jù)前一階段提出的項目概念進行研究并作出具體規(guī)劃，以及制定項目的各項基本目標(biāo)，再由項目發(fā)起人和業(yè)主對此進行審核論證，并完成認(rèn)定。
對于政府采購工作來說，這一階段就要科學(xué)擬定采購項目方案，這是項目順利完成的基礎(chǔ)和保證。采購方案相當(dāng)于項目管理中的“項目計劃”，一個項目如果擬定了詳細(xì)的采購方案，那么項目負(fù)責(zé)人將有據(jù)可依且目的范圍明確，采購中心領(lǐng)導(dǎo)也能心中有數(shù)，同時采購人也能清楚地知道該項委托的進展情況及大致進度安排。
采購方案應(yīng)當(dāng)由項目負(fù)責(zé)人擬定，擬定前應(yīng)當(dāng)經(jīng)過充分的準(zhǔn)備，如對該項目目標(biāo)、范圍進行分析，然后進行市場調(diào)研，并與采購人、潛在供應(yīng)商、相關(guān)專家進行溝通，與其他部門的相關(guān)人員進行協(xié)調(diào)等等。采購方案制定后，要與相關(guān)當(dāng)事人特別是采購人充分溝通，同時要履行本單位的政府采購流程的相關(guān)手續(xù)。一個完整的采購方案至少應(yīng)當(dāng)包括項目概況、擬采用的采購方式、采購工作程序、擬用評標(biāo)辦法、供應(yīng)商資格條件、評標(biāo)專家選用意見、項目進度安排、項目所需資源及成本安排、項目可能存在的風(fēng)險及應(yīng)對措施等內(nèi)容。
當(dāng)然，采購項目比較大或比較復(fù)雜時，可能需要分階段進行計劃，即對整個項目進行預(yù)估安排，對短期事項進行詳細(xì)計劃，然后隨著每個階段工作的完成，再詳細(xì)計劃下一階段的工作。例如，項目開始時可能需要擬定項目概略方案與第一階段具體實施方案，項目需要進行現(xiàn)場測試的可能需要擬定現(xiàn)場測試方案，重大項目開評標(biāo)的工作組織可能需要擬定項目的開標(biāo)評標(biāo)工作方案，等等，這些初步方案經(jīng)過采購中心領(lǐng)導(dǎo)與采購人認(rèn)可后，形成正式方案，再予以實施。
項目執(zhí)行階段
這一階段要規(guī)范項目執(zhí)行與控制，需要進行項目的細(xì)節(jié)設(shè)計，并完成項目的執(zhí)行與控制。
1.嚴(yán)肅項目執(zhí)行。采購項目執(zhí)行階段即是項目負(fù)責(zé)人組織各種資源開展項目的過程，是集中采購機構(gòu)完成采購委托的主要實現(xiàn)階段。那么，如何確保項目負(fù)責(zé)人在項目實施過程中始終規(guī)范操作呢？
首先，集中采購機構(gòu)要制定出一整套完善的操作規(guī)范，使項目負(fù)責(zé)人在項目實施中嚴(yán)格按工作規(guī)范進行操作，如與采購人核對需求應(yīng)當(dāng)如何進行、采購文件要經(jīng)過哪些審核程序、報名資質(zhì)如何審核、開標(biāo)前需要做好哪些準(zhǔn)備工作、評標(biāo)現(xiàn)場應(yīng)當(dāng)如何組織等。
其次，要特別強調(diào)的是，項目負(fù)責(zé)人要時刻對照已經(jīng)擬定好的采購項目方案組織實施，沒有特殊情況，未經(jīng)特定流程批準(zhǔn)，不得發(fā)出更正或者變動通知；針對項目進展過程中出現(xiàn)意外確須修訂方案的情況，須預(yù)先設(shè)定好一套項目方案變更標(biāo)準(zhǔn)和程序性操作規(guī)范，以杜絕人為操作的隨意性。
再次，要制定項目進展情況的定期報告制度。確定采購工作各環(huán)節(jié)的順序，測算所持續(xù)的時間，編制進度計劃，按進度計劃進行控制。有法定時間要求的，必須按照法定時間予以安排，堅決摒棄隨意性，妯時制成橫道圖或時標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖等，并定期報告。
最后，重視保存項目過程的記錄底稿，突出痕跡化管理思維。這樣在項目結(jié)束時，該記錄就提供了項目從開始到結(jié)束的完整的跟蹤記錄，便于項目負(fù)責(zé)人總結(jié)，也便于其他人參考并獲得幫助。
2.嚴(yán)格項目控制。進行采購項目控制是采購工作始終按規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進行的制約手段。在采購項目執(zhí)行的過程中，采購方案只是對項目全過程的一種設(shè)想、預(yù)測、謀劃和主觀安排，項目的實際過程在制定方案時不可能全部預(yù)料到。任何項目即使事先經(jīng)過認(rèn)真的分析與準(zhǔn)備，在實施過程中仍難免會遇到一些預(yù)料不到的情況，由于項目的一次性特征，不但項目組預(yù)料不到將來所有的情況，就連項目委托人本身對項目的真正期望也常常說不清楚，因此對項目進行控制在項目管理中就顯得尤為重要。所謂項目控制就是監(jiān)視和測量項目進展情況，如果發(fā)現(xiàn)項目實際情況偏離目標(biāo)就要找出原因，然后采取行動使過程回到計劃的軌道上來。集中采購機構(gòu)在項目控制方面，可以從以下幾個方面有針對性地開展：
首先，注重預(yù)防性控制。建立和完善各個程序的規(guī)范性文件；加強對采購中心工作人員的業(yè)務(wù)知識和綜合素質(zhì)培訓(xùn)；按規(guī)范化的操作流程，開發(fā)政府采購信息化管理系統(tǒng)，將相關(guān)流程進行固化處理；進行ISO9000質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系的認(rèn)證工作，以一套完整的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)手冊來指導(dǎo)和約束項目負(fù)責(zé)人及具體操作者，以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化操作和管理。
其次，強化過程控制。采用設(shè)立AB崗、實行輪換制等內(nèi)部控制手段，進行內(nèi)部全過程動態(tài)監(jiān)督；同時，強化外部監(jiān)督機制，如邀請政府采購監(jiān)督管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門進行現(xiàn)場監(jiān)督；充分利用社會監(jiān)督力量，如對采購文件公開征求社會各方意見、公布采購預(yù)算、公開評分細(xì)則、公開供應(yīng)商的質(zhì)疑及相應(yīng)答復(fù)等，通過增加采購過程的透明度、保持全過程信息公開、引入社會的廣泛監(jiān)督和控制機制來強化內(nèi)外部的制約。
項目結(jié)束階段
做好項目結(jié)束工作。在這一階段要進行項目成果的交接、總結(jié)項目執(zhí)行情況和經(jīng)驗，解體項目組織機構(gòu)，同時，還要對成果提供保證和持續(xù)改進。
一般人可能會認(rèn)為，采購項目決標(biāo)后，將采購資料歸檔之后該項目就基本結(jié)束了。其實，按照項目管理的理念，還有一個很重要的環(huán)節(jié)要做，那就是進行項目總結(jié)和評估。及時進行采購項目的總結(jié)和評估工作是集中采購機構(gòu)采購業(yè)務(wù)工作得以持續(xù)改進和提高的重要途徑和方法。進行項目總結(jié)要體現(xiàn)項目管理中過程管理的嚴(yán)格控制與持續(xù)改進的要求，要符合現(xiàn)代項目管理中有關(guān)PDCA（即計劃－實施－檢查－處理）的原則。項目負(fù)責(zé)人在整個采購項目實施完之后，須及時對整個項目進行總結(jié)，不僅要總結(jié)經(jīng)驗，更主要的是查找不足；另外，集中采購機構(gòu)的過程控制人員應(yīng)當(dāng)對照法律、法規(guī)、規(guī)范、采購方案等，對該項目負(fù)責(zé)人組織的采購過程的合法性、規(guī)范性、效率性等進行評估，以檢驗是否達(dá)到了預(yù)期效果?？偨Y(jié)和評估報告應(yīng)當(dāng)與采購檔案一起保存，供其他人學(xué)習(xí)和借鑒。
來源：政府采購信息報
項目開始階段
關(guān)注項目開始階段。這一階段主要是提出項目概念，進行項目界定，成立項目基本組織。
采購項目開始階段其實就是政府采購具體操作的起點。它定義了一個采購項目，同時決定該項目是否可以啟動或進行下去。政府采購具體操作中的項目啟動，不是決定是否接受該采購項目的委托，而是當(dāng)采購人委托一個采購任務(wù)時，需要分析目前自身的內(nèi)部條件和外部環(huán)境，然后確定是否開始具體實施該項目，以及由什么人來擔(dān)任項目負(fù)責(zé)人，或者項目廢標(biāo)后是否重新立項，等等。這是一個項目進入政府采購操作流程的起始階段。
項目計劃階段
重視項目計劃階段（項目規(guī)劃、開發(fā)和作出相應(yīng)決策的階段）。項目不是在結(jié)束時失敗，而是在計劃時失敗。在這一階段要由新成立的項目組根據(jù)前一階段提出的項目概念進行研究并作出具體規(guī)劃，以及制定項目的各項基本目標(biāo)，再由項目發(fā)起人和業(yè)主對此進行審核論證，并完成認(rèn)定。
對于政府采購工作來說，這一階段就要科學(xué)擬定采購項目方案，這是項目順利完成的基礎(chǔ)和保證。采購方案相當(dāng)于項目管理中的“項目計劃”，一個項目如果擬定了詳細(xì)的采購方案，那么項目負(fù)責(zé)人將有據(jù)可依且目的范圍明確，采購中心領(lǐng)導(dǎo)也能心中有數(shù)，同時采購人也能清楚地知道該項委托的進展情況及大致進度安排。
采購方案應(yīng)當(dāng)由項目負(fù)責(zé)人擬定，擬定前應(yīng)當(dāng)經(jīng)過充分的準(zhǔn)備，如對該項目目標(biāo)、范圍進行分析，然后進行市場調(diào)研，并與采購人、潛在供應(yīng)商、相關(guān)專家進行溝通，與其他部門的相關(guān)人員進行協(xié)調(diào)等等。采購方案制定后，要與相關(guān)當(dāng)事人特別是采購人充分溝通，同時要履行本單位的政府采購流程的相關(guān)手續(xù)。一個完整的采購方案至少應(yīng)當(dāng)包括項目概況、擬采用的采購方式、采購工作程序、擬用評標(biāo)辦法、供應(yīng)商資格條件、評標(biāo)專家選用意見、項目進度安排、項目所需資源及成本安排、項目可能存在的風(fēng)險及應(yīng)對措施等內(nèi)容。
當(dāng)然，采購項目比較大或比較復(fù)雜時，可能需要分階段進行計劃，即對整個項目進行預(yù)估安排，對短期事項進行詳細(xì)計劃，然后隨著每個階段工作的完成，再詳細(xì)計劃下一階段的工作。例如，項目開始時可能需要擬定項目概略方案與第一階段具體實施方案，項目需要進行現(xiàn)場測試的可能需要擬定現(xiàn)場測試方案，重大項目開評標(biāo)的工作組織可能需要擬定項目的開標(biāo)評標(biāo)工作方案，等等，這些初步方案經(jīng)過采購中心領(lǐng)導(dǎo)與采購人認(rèn)可后，形成正式方案，再予以實施。
項目執(zhí)行階段
這一階段要規(guī)范項目執(zhí)行與控制，需要進行項目的細(xì)節(jié)設(shè)計，并完成項目的執(zhí)行與控制。
1.嚴(yán)肅項目執(zhí)行。采購項目執(zhí)行階段即是項目負(fù)責(zé)人組織各種資源開展項目的過程，是集中采購機構(gòu)完成采購委托的主要實現(xiàn)階段。那么，如何確保項目負(fù)責(zé)人在項目實施過程中始終規(guī)范操作呢？
首先，集中采購機構(gòu)要制定出一整套完善的操作規(guī)范，使項目負(fù)責(zé)人在項目實施中嚴(yán)格按工作規(guī)范進行操作，如與采購人核對需求應(yīng)當(dāng)如何進行、采購文件要經(jīng)過哪些審核程序、報名資質(zhì)如何審核、開標(biāo)前需要做好哪些準(zhǔn)備工作、評標(biāo)現(xiàn)場應(yīng)當(dāng)如何組織等。
其次，要特別強調(diào)的是，項目負(fù)責(zé)人要時刻對照已經(jīng)擬定好的采購項目方案組織實施，沒有特殊情況，未經(jīng)特定流程批準(zhǔn)，不得發(fā)出更正或者變動通知；針對項目進展過程中出現(xiàn)意外確須修訂方案的情況，須預(yù)先設(shè)定好一套項目方案變更標(biāo)準(zhǔn)和程序性操作規(guī)范，以杜絕人為操作的隨意性。
再次，要制定項目進展情況的定期報告制度。確定采購工作各環(huán)節(jié)的順序，測算所持續(xù)的時間，編制進度計劃，按進度計劃進行控制。有法定時間要求的，必須按照法定時間予以安排，堅決摒棄隨意性，妯時制成橫道圖或時標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖等，并定期報告。
最后，重視保存項目過程的記錄底稿，突出痕跡化管理思維。這樣在項目結(jié)束時，該記錄就提供了項目從開始到結(jié)束的完整的跟蹤記錄，便于項目負(fù)責(zé)人總結(jié)，也便于其他人參考并獲得幫助。
2.嚴(yán)格項目控制。進行采購項目控制是采購工作始終按規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進行的制約手段。在采購項目執(zhí)行的過程中，采購方案只是對項目全過程的一種設(shè)想、預(yù)測、謀劃和主觀安排，項目的實際過程在制定方案時不可能全部預(yù)料到。任何項目即使事先經(jīng)過認(rèn)真的分析與準(zhǔn)備，在實施過程中仍難免會遇到一些預(yù)料不到的情況，由于項目的一次性特征，不但項目組預(yù)料不到將來所有的情況，就連項目委托人本身對項目的真正期望也常常說不清楚，因此對項目進行控制在項目管理中就顯得尤為重要。所謂項目控制就是監(jiān)視和測量項目進展情況，如果發(fā)現(xiàn)項目實際情況偏離目標(biāo)就要找出原因，然后采取行動使過程回到計劃的軌道上來。集中采購機構(gòu)在項目控制方面，可以從以下幾個方面有針對性地開展：
首先，注重預(yù)防性控制。建立和完善各個程序的規(guī)范性文件；加強對采購中心工作人員的業(yè)務(wù)知識和綜合素質(zhì)培訓(xùn)；按規(guī)范化的操作流程，開發(fā)政府采購信息化管理系統(tǒng)，將相關(guān)流程進行固化處理；進行ISO9000質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系的認(rèn)證工作，以一套完整的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)手冊來指導(dǎo)和約束項目負(fù)責(zé)人及具體操作者，以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化操作和管理。
其次，強化過程控制。采用設(shè)立AB崗、實行輪換制等內(nèi)部控制手段，進行內(nèi)部全過程動態(tài)監(jiān)督；同時，強化外部監(jiān)督機制，如邀請政府采購監(jiān)督管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門進行現(xiàn)場監(jiān)督；充分利用社會監(jiān)督力量，如對采購文件公開征求社會各方意見、公布采購預(yù)算、公開評分細(xì)則、公開供應(yīng)商的質(zhì)疑及相應(yīng)答復(fù)等，通過增加采購過程的透明度、保持全過程信息公開、引入社會的廣泛監(jiān)督和控制機制來強化內(nèi)外部的制約。
項目結(jié)束階段
做好項目結(jié)束工作。在這一階段要進行項目成果的交接、總結(jié)項目執(zhí)行情況和經(jīng)驗，解體項目組織機構(gòu)，同時，還要對成果提供保證和持續(xù)改進。
一般人可能會認(rèn)為，采購項目決標(biāo)后，將采購資料歸檔之后該項目就基本結(jié)束了。其實，按照項目管理的理念，還有一個很重要的環(huán)節(jié)要做，那就是進行項目總結(jié)和評估。及時進行采購項目的總結(jié)和評估工作是集中采購機構(gòu)采購業(yè)務(wù)工作得以持續(xù)改進和提高的重要途徑和方法。進行項目總結(jié)要體現(xiàn)項目管理中過程管理的嚴(yán)格控制與持續(xù)改進的要求，要符合現(xiàn)代項目管理中有關(guān)PDCA（即計劃－實施－檢查－處理）的原則。項目負(fù)責(zé)人在整個采購項目實施完之后，須及時對整個項目進行總結(jié)，不僅要總結(jié)經(jīng)驗，更主要的是查找不足；另外，集中采購機構(gòu)的過程控制人員應(yīng)當(dāng)對照法律、法規(guī)、規(guī)范、采購方案等，對該項目負(fù)責(zé)人組織的采購過程的合法性、規(guī)范性、效率性等進行評估，以檢驗是否達(dá)到了預(yù)期效果?？偨Y(jié)和評估報告應(yīng)當(dāng)與采購檔案一起保存，供其他人學(xué)習(xí)和借鑒。
來源：政府采購信息報
