根據(jù)《政府采購法》第四十二條的規(guī)定，采購代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件包括采購活動(dòng)記錄、采購預(yù)算等內(nèi)容。該條對(duì)采購活動(dòng)記錄也提出了明確要求--至少應(yīng)當(dāng)包括“（一）采購項(xiàng)目類別、名稱；（二）采購項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；（三）采購方式，采用公開招標(biāo)以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因……”
據(jù)了解，在具體的采購中，對(duì)于采購項(xiàng)目的類別、名稱、預(yù)算、合同價(jià)格、采購方式等內(nèi)容，代理機(jī)構(gòu)一般都會(huì)有詳細(xì)的記載，但“采用公開招標(biāo)以外采購方式的原因”卻不時(shí)被忽略。在此，筆者想提醒代理機(jī)構(gòu)，“采用公開招標(biāo)以外采購方式”的項(xiàng)目，不僅要載明原因，而且對(duì)“根據(jù)集中采購目錄及采購限額標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)，但經(jīng)申請轉(zhuǎn)變采購方式”的項(xiàng)目，還需把有關(guān)部門的審批文件一并歸檔保存。有備無患嘛。
去年，在政府采購執(zhí)行情況專項(xiàng)檢查中，某地在其自查自糾時(shí)，就發(fā)現(xiàn)當(dāng)?shù)卮頇C(jī)構(gòu)的部分項(xiàng)目沒有載明“采用公開招標(biāo)以外采購方式”的原因。當(dāng)?shù)亟M織的專項(xiàng)檢查小組還發(fā)現(xiàn)，在這部分項(xiàng)目中，有一個(gè)不適合采用競爭性談判方式組織采購，而應(yīng)采用公開招標(biāo)的方式組織。在追究責(zé)任時(shí)，代理機(jī)構(gòu)表示，該項(xiàng)目是經(jīng)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門批準(zhǔn)后才轉(zhuǎn)變采購方式的。但專項(xiàng)檢查小組卻沒在采購活動(dòng)記錄中看到相關(guān)記錄以及審批文件。而在追究責(zé)任時(shí)，當(dāng)?shù)刎?cái)政部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人也否認(rèn)了對(duì)該項(xiàng)目的審批。
沒有審批文件，也沒有人為其證明。代理機(jī)構(gòu)最后只有接受批評(píng)與處分。轉(zhuǎn)變采購方式是政府采購活動(dòng)中常遇到的問題，根據(jù)《政府采購法》，公開招標(biāo)廢標(biāo)后，需要采取其他方式采購的，應(yīng)當(dāng)在采購活動(dòng)開始前獲得社區(qū)的市、自治州以上人民政府采購監(jiān)督管理部門或者政府有關(guān)部門批準(zhǔn)。在申請轉(zhuǎn)變采購方式后，請不要忘了把審批文件一并保存。
來源：政府采購信息報(bào)
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