（四）以強化供應商考核為重點，建立比較完善的質(zhì)量保證體系。
保障供應，確保采購質(zhì)量，降低成本是集中采購的中心任務。為此，他們構建了以供應商考核為重點的質(zhì)量保證體系。
通過招投標方式確定大宗物資合格供應商。在27家通過招商簽定協(xié)議供貨合同的單位中，有栗陽市袁老太米業(yè)有限公司、杭州西湖味精集團公司等7家一級供應商，16家企業(yè)，12家個體戶，提高了一級供應商和企業(yè)在供應商中的比重。每一類物資的供應均有2-3家供應商，引進了競爭機制，初步構筑了比較科學合理的供應保障體系，為2007年的餐飲物資供應工作奠定了良好的基礎。
加強合同管理。與大宗物資合格供應商簽定協(xié)議供貨合同，明確雙方權利義務，規(guī)定了履約保證金和違約責任，對供應商的供應質(zhì)量、數(shù)量、及時性、發(fā)票、售后服務等提出了嚴格的要求。按照合同規(guī)定，協(xié)議供應商只有供貨資格，具體供應周期內(nèi)的供貨要通過報價和考核來確定，這就構建了供應商動態(tài)監(jiān)督管理機制，引進了競爭，有利于供應商提高供應質(zhì)量和合理報價。
加強索證管理。他們制定了《索證管理制度》并發(fā)給每個供應商，指定專人負責索證管理工作。到目前為止，供應商的三證（營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、稅務登記證）已經(jīng)齊全，新鮮肉類檢疫檢驗證每天提供，主要供應物資（大米、面粉、油、味精、豆制品、冰豬肉、冰雞肉等）的檢驗合格證已經(jīng)齊全。通過比較嚴格的索證管理保證了供應質(zhì)量，規(guī)范了供應商。
制定供應商考核辦法，建立供應商動態(tài)監(jiān)督管理機制和質(zhì)量投訴處理機制。建立完整的動態(tài)監(jiān)督管理機制和質(zhì)量投訴處理機制，是集中采購工作順利推進的重要保證。為此，他們制定了《供應商考核辦法》，采取了一些有效的措施，強化了售后服務和采購質(zhì)量的監(jiān)督管理。他們根據(jù)《協(xié)議供貨合同》，結合具體實際，制定了比較系統(tǒng)的《供應商考核辦法》，使《協(xié)議供貨合同》中的有關要求落到實處，具備可操作性。并先后召開供應商考核工作座談會和采購、驗收等相關人員供應商考核工作會議，確保制度得到正確有效的實施?！犊己宿k法》對供應商的供貨質(zhì)量、數(shù)量、價格、索證、服務等進行全面考核，細化了指標；規(guī)定了供應商違反規(guī)定的處罰辦法，一是扣分，二是扣罰履約保證金，情節(jié)嚴重的，沒收履約保證金，暫停供應、取消供應資格等，年終根據(jù)扣分情況進行綜合考評，優(yōu)秀的給予表彰，在下一輪招商中具有優(yōu)先權。驗收人員發(fā)現(xiàn)問題，填寫《供應商考核處理單》，上交采購部，采購部進行調(diào)查處理。到目前為止，他們已經(jīng)對6個供應商進行扣分，兩個扣罰了履約保證金，一個暫停供應。通過狠抓制度落實，加強對供應商的考核管理工作，降低了采購風險，確保安全，提高采購質(zhì)量，強化售后服務，建立了供應商進退機制。
實行采購員聯(lián)系食堂制度，加強驗收監(jiān)督。采購項目驗收雖然由倉庫管理部門和使用部門組織進行，但采購中心必須參與監(jiān)督，防止降低驗收標準或者不按規(guī)定的程序驗收。他們實行采購員聯(lián)系食堂制度，規(guī)定每個采購員聯(lián)系一個食堂，每周不少于兩個早上到食堂參與驗收，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，直接與使用部門、倉庫管理部門、供應商進行溝通、反饋。
（五）以強化服務為抓手，建立采購部門與使用部門、監(jiān)督部門、供應商的互動機制，不斷提高采購工作水平。
集中采購工作是一項政策性強、涉及面廣、工作難度大的全局性工作，特別是在目前管理體制尚未完全理順，機構、職能和人員尚未到位的情況下，要做好這項新的工作，任務艱巨。集中采購涉及到利益的調(diào)整，大家需要有一個適應的過程；而且它又是一個新生事物，尚有不足之處，需要有一個逐步完善的過程。在前期工作中使用部門由于對新的體制和運行機制尚不適應，意見較多。對此，公司領導加強了宣傳教育，支持采配中心開展工作。同時，采配中心通過強化服務，加強與使用部門、監(jiān)督部門、供應商的溝通交流，以自身的工作贏得大家的理解、支持、配合，使集中采購工作能夠持續(xù)健康地發(fā)展下去，不致出現(xiàn)反復。
明確自身定位，樹立服務意識，強化大局意識。采配中心成立以后，明確自身定位是——“后勤的后勤”，為使用部門服務好是自身職責。提出以“規(guī)范操作，保障供應，提高效益，廉潔自律”為工作宗旨，以規(guī)范采購管理、提高采購效率為工作重點，強化服務意識，主動接受監(jiān)管，提高采購水平。中心要求采購員充分認識到自身服務工作的好壞直接關系到集中采購工作能否持續(xù)下去，責任重大，不能辜負集團公司領導的信任。強化大局意識，寬容他人，對意見和建議虛心接受，不斷改進，以自身出色的工作爭取大家的理解、支持，為集中采購工作作出貢獻。
加強與各部門的溝通，虛心聽取意見、建議。采配中心通過召開協(xié)調(diào)會、定價會、參與驗收等方式與使用部門、倉庫部門加強溝通交流。到目前為止，中心主持召開的采購工作協(xié)調(diào)會議有4次，每月定期召開定價會4次，至今已24次，每次市場調(diào)查和采購冰貨、干貨物資都邀請使用部門人員參加，采購員定期到食堂參與驗收，平時遇到問題中心都主動與相關部門溝通。在日常采購工作中；通過落實《采購員聯(lián)系食堂制度》和《采購服務熱線制度》，采購人員深入各使用部門，認真聽取反饋的信息，向具體使用人員了解情況。對使用部門和財務部門提出的合理的意見、建議，中心主動、虛心接受。如開學初第一次定價會由于時間緊張未邀請使用部門參加（根據(jù)《采購管理辦法》也不必要求參加），事后使用部門意見較大，于是中心及時調(diào)整，并明確每次定價會，使用部門都必須派員參加；如財務部門提出每次使用現(xiàn)金采購不得超過一萬元，都必須有正規(guī)發(fā)票，要做到困難很大，為此中心領導專門赴市場調(diào)研，最終比較妥善地解決。如在5月的一次定價會上，一食堂經(jīng)理提出大宗物資定價前也需提供市場調(diào)查價，雖然大宗物資定價按制度規(guī)定由供應商竟價確定，但為了更加科學合理地定價，中心立即采納該經(jīng)理的建議，并作為制度規(guī)定下來要求采購部遵守。中心還編輯《價格信息》，向使用部門傳遞有關信息。中心主動邀請監(jiān)控部門上門檢查檔案工作。通過溝通和交流，得到了各部門的支持和理解、配合，采購部門與使用部門、監(jiān)督部門的關系不斷改善；同時不斷地改進了自身的工作，操作更加規(guī)范。
加強與供應商的溝通，解決供應商的實際困難，調(diào)動供應商積極性。采購工作涉及面廣，他們充分認識到供需雙方是雙贏關系，沒有供應商的配合，要提高采購質(zhì)量、保障供應、降低價格是一句空話。他們一方面加強對供應商的考核，另一方面也幫助解決供應商的實際困難，滿足供應商的合理要求。如針對初期運作中出現(xiàn)有個別供應商過分壓價競爭的情況，他們在供應商座談會上明確要求供應商要根據(jù)市場行情合理報價，并調(diào)整供應方式，同一物資由不同供應商分片供應，進行綜合考核，避免不正當競爭。如雞蛋供應商提出每天送貨，量過少，運費難以承擔，要求改為兩天送貨一次，他們覺得供應商的要求是合理的，即與使用部門溝通，在確保雞蛋質(zhì)量的前提下同意兩天送貨一次。最受供應商歡迎的是他們根據(jù)實際情況及時調(diào)整了貨款結算周期。原有的供應商貨款結算周期是以一個月供應量的貨款為鋪底數(shù)，結算周期為一個月，每月5日至10日為對帳日，對帳無誤后開具正式發(fā)票，如無違約行為，對帳后15日內(nèi)支付上上月貨款。在實際運行中，供應商的貨款到第三個月時實際上已墊付了近2個半月，由于市場物價不斷上漲，供應商要求調(diào)整貨款結算周期的呼聲較高。若不及時解決將挫傷供應商的配送積極性，影響物資保障。為了充分調(diào)動供應商供應積極性，中心積極與使用部門和財務部門商討，將情況通過書面的形式如實匯報集團公司，并建議將貨款支付周期調(diào)整為一個月。集團公司同意了中心關于調(diào)整貨款支付方式的建議。中心與協(xié)議供應商簽定了補充協(xié)議，正式調(diào)整并確定了新的結算周期，非協(xié)議供應商同時遵照此結算周期結算，使長期以來貨款支付時間長，墊款多的狀況得以改變，同時利用這次機會提高了履約保證金數(shù)額，發(fā)布了《供應商考核辦法》。
全員積極參與，全力保障教評期間物資供應。兵馬未動，糧草先行。按照教育部本科教學工作水平評估的總體要求，根據(jù)學校、集團公司迎評促建工作的總體部署，采配中心高度重視2007年教評期間的物資保障工作，在中心全體員工的大力支持和配合下，中心扎實工作，克服重重困難，確保教評期間物資保障工作按時、保質(zhì)、保量地供應，有力地支持了學校的教評工作，配合了集團公司其他部門的工作。為了給各部門新學期工作提供必要的硬件支持，改善相關部門的辦公條件，采配中心在寒假為接待中心采購客房家具。5月上旬為了配合飲服中心餐廳形象建設，以新的形象展示在全校師生員工和教評專家面前，中心根據(jù)飲服中心對員工工作服質(zhì)量和樣式等方面的要求，聯(lián)系相關服裝生產(chǎn)廠商，仔細比對，通過詢價采購的方式，如期順利完成了飲服中心工作服詢價采購工作。中心舍小家為大家，根據(jù)教評需要，將中心盡有的一輛采購用車供飲服中心用于送餐，并及時報告請求公司購買送餐車。
加大市場調(diào)查力度，努力提高效益。今年上半年豬肉、禽肉、禽蛋等各類農(nóng)副產(chǎn)品價格大幅上漲，同時其各類制成品也隨之上漲。為了緩解因價格上漲給使用部門帶來的壓力，中心在保障供應的基礎上，不斷加大市場調(diào)查的力度，努力提高效益。每個星期的蔬菜類物資的夜間市場調(diào)查，為了真實反映市場價格行情，盡可能多地收集各類常用蔬菜的價格信息，中心負責市場調(diào)查的采購員經(jīng)常在夜間12點深入杭州筧橋蔬菜批發(fā)交易市場及周邊農(nóng)副產(chǎn)品市場調(diào)查價格；每個月的月底，為了確定下個月糧油等大宗物資的價格，采購員經(jīng)常奔波于杭州糧油市場、杭州食品市場等各類專業(yè)性大市場，了解各類大宗餐飲物資的價格行情。為合理定價提供了參照依據(jù)，有效地降低了價格，提高了效益。
加強隊伍建設和廉政建設。集中采購是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，要做好這項工作，必須建立一支“政治可靠、業(yè)務精通、勤政廉潔、服務周到”的采購隊伍。他們要求所有采購員主動學習，樹立四種觀念或意識：一是規(guī)范操作的觀念。針對初期運作中，部分采購員對規(guī)范操作、書面材料不夠重視甚至反感的情況，他們及時教育采購員，集中采購以后，采購部門的地位提高了，對采購工作的要求尤其是采購行為的規(guī)范也提高了，規(guī)范操作應當成為自身工作的根本要求。要自覺遵守有關法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，依法實施采購或管理。二是終身學習的觀念。要不斷用新思想、新理論、新知識武裝自己，努力學習采購知識，學習招投標、談判、詢價等方面的知識，全面提高自身政治和業(yè)務素質(zhì)。中心組織了教評和公司文化知識學習競賽，在公司“紅五月”系列活動——“我為教評服務大家談”征文比賽中，中心全體采購員全部參加并都獲獎。三是服務意識、大局意識。通過提供優(yōu)良的、規(guī)范的服務，努力提高采購效率。要任勞任怨，寬容他人，勤于溝通，不把矛盾激化，虛心接受意見和建議，不斷改進，以自身出色的工作爭取大家的理解、支持。四是廉潔自律的意識。采購工作是屬于離市場、離供應商最近的領域之一，所有采購從業(yè)人員屬于“常在河邊走”的群體，因此，廉政建設對他們尤為重要。要自覺接受法律的監(jiān)督和群眾的監(jiān)督，經(jīng)得起利益的誘惑。尤其是對待供應商，工作上要熱情，工作外要拉開距離，做到身正言慎，廉潔公正，堅決做到“常在河邊走，就是不濕鞋”。中心一方面與供應商簽定廉政協(xié)議，將廉政工作納入供應商考核之中。另一方面，中心制定了《員工考核辦法》和《采配中心廉潔自律八大紀律》，經(jīng)常進行教育，從思想上構筑防腐堤壩；提高采購透明度，加強監(jiān)督，杜絕腐敗可能。
集中采購工作的初步成效
集中采購工作逐步得到各部門及廣大員工的理解和支持。在集中采購之初，大家都呈觀望的態(tài)度甚至在個別人持懷疑的態(tài)度。采配中心全體員工發(fā)揚 “精細、高效、清廉”的工作作風，不斷增強服務意識，執(zhí)行意識、大局意識，克服了部門成立之初面臨的種種困難。通過近半年的富有成效的辛苦努力，他們的工作得到了公司各部門和廣大員工的肯定和支持。
集中采購管理體制及其流程逐步理順。采配中心成立后，各項工作得到了公司領導的高度重視和其他相關部門的幫助，在近半年的時間里，陸續(xù)制定和出臺了多項集中采購管理制度，理清了工作思路，逐步理順了采購管理體制，明確了采購工作流程。
公開、透明、規(guī)范、有序的采購運行機制已經(jīng)形成，采購行為得到規(guī)范，加強了監(jiān)督，促進了廉政建設。公開、透明、規(guī)范、有序的采購運行機制已經(jīng)形成，具體包括：（1）通過公開招投標確定主要物資供應商的供應商選擇機制；（2）通過供應商竟價、采購部門調(diào)查、召開定價會合理確定供貨價格的比較科學、合理的定價機制；（3）動態(tài)的供應商監(jiān)督管理機制和質(zhì)量投訴處理機制，比較完善的質(zhì)量保證體系；（4）采購部門與使用部門、監(jiān)督部門、供應商的互動監(jiān)督機制等。采購行為得到全面規(guī)范，操作公開、透明，采購檔案逐步健全，堵塞了漏洞，杜絕了腐敗行為的發(fā)生。到目前為止尚未發(fā)現(xiàn)供應商向采購人員行賄的現(xiàn)象，也未發(fā)現(xiàn)暗箱操作行為。
保障了供應，提高了質(zhì)量和效益。到目前，尚未發(fā)現(xiàn)一例因供應不及時而影響使用部門服務工作的情況，既使個別供應商供貨不及時，采購部門也立即采取了補救措施保障了供應；也未發(fā)現(xiàn)一例因供應質(zhì)量問題而影響使用部門工作、侵害學生身心健康的情形，既使有供貨質(zhì)量問題，也在驗收及采購部門的檢查環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)并處理。
來源：政府采購信息網(wǎng)
