采購代理機構(gòu)與采購人進行溝通是采購過程中不可缺少的一部分，溝通是貫穿于整個采購過程的一項重要工作。采購代理機構(gòu)在執(zhí)行采購業(yè)務(wù)時，從接受委托前至驗收以后，在采購計劃、采購實施、采購驗收各個階段都需要與采購人進行溝通。
采購代理機構(gòu)與采購人的溝通包括口頭和書面兩種方式。采購代理機構(gòu)在執(zhí)行采購業(yè)務(wù)時，口頭溝通較多。如向采購人詢問項目的基本情況、使用目的，與采購人就采購的有關(guān)問題進行討論等。這種口頭溝通非常重要，不僅可以澄清某些事實、弄清問題，還為采購人創(chuàng)造了提供更多信息的機會。但對于某些重要事項，建議還是應(yīng)當(dāng)采用書面方式。在采購整個過程中都需要保持暢通的信息溝通渠道，具體實施時應(yīng)盡量達到以下要求。
采購計劃時
接受委托采購前 采購代理機構(gòu)在接受委托前應(yīng)當(dāng)就政府采購業(yè)務(wù)的性質(zhì)和基本情況進行溝通，以使雙方對采購項目的性質(zhì)和基本情況取得一致的看法。采購代理機構(gòu)應(yīng)具體了解采購項目的性質(zhì)、項目的貨物配置、服務(wù)要求、付款方式、采購預(yù)算、資金來源等基本情況。
其次，了解采購人的基本情況。通過了解，一方面確定是否接受委托；另一方面可以安排下一步的采購工作。采購代理機構(gòu)應(yīng)了解的采購人基本情況，包括預(yù)算外收入來源；年初政府采購預(yù)算安排資金情況；財務(wù)會計機構(gòu)及工作組織；其他與簽訂政府采購委托代理協(xié)議相關(guān)的事項等。
簽訂委托代理協(xié)議時 在簽訂政府采購委托代理協(xié)議時，采購代理機構(gòu)應(yīng)就協(xié)議書中的基本條款與采購人進行溝通，以達成一致意見。主要包括簽約雙方的名稱、委托事項、簽約雙方的責(zé)任和義務(wù)、完成采購業(yè)務(wù)的時間要求、采購后貨物的驗收責(zé)任、采購項目收費、違約責(zé)任等。當(dāng)然，對于采購項目要求、采購預(yù)算、資金來源等，采購代理機構(gòu)也需要在簽約前與采購人進行溝通，并在協(xié)商一致的基礎(chǔ)上簽訂委托代理協(xié)議書。
編制采購計劃時 在編制采購計劃時，采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)就以下事項與采購人溝通：采購人資金情況及其項目的最新要求；新的法規(guī)或制度對采購進展的影響；采購項目所需的專業(yè)或行業(yè)資料等。
采購實施時
采購預(yù)備階段 這一階段，采購代理機構(gòu)應(yīng)就以下事項與采購人進行溝通：采購計劃中確定的需要采購人協(xié)助的工作，如某些專業(yè)設(shè)備的技術(shù)參數(shù)的確定、相關(guān)專業(yè)供應(yīng)商信息、專業(yè)人才信息等。二是采購人對有關(guān)事項的解釋、聲明及提供的其他信息。
另外，采購代理機構(gòu)在采購之前，應(yīng)提出或提醒采購人對相關(guān)規(guī)格要求咨詢評標(biāo)專家或供應(yīng)商的意見。例如依據(jù)電腦的不同用途，在采購中的配置要求可以有別，需要進行專業(yè)制圖、教學(xué)等用途的電腦配置要高些，中小學(xué)生用機則大眾標(biāo)準配置亦可行。在采購前如此溝通，可以有利于節(jié)約資源，使有限的資金發(fā)揮最大的效益。
采購實施階段 采購代理機構(gòu)應(yīng)就投標(biāo)人應(yīng)具備的資格、提供的相關(guān)技術(shù)證明文件等與采購人進行溝通，確保文件的有效性、完整性和真實性。并且，采購代理機構(gòu)與采購人應(yīng)就成交價涵蓋的具體內(nèi)容表述達成一致，如明確報價應(yīng)包括完成采購項目所涉及的各項費用，包括貨物價格、運輸、安裝調(diào)試、售后服務(wù)、軟件升級等。如果在評標(biāo)過程中，發(fā)現(xiàn)新發(fā)生的費用項目還應(yīng)該就此進行溝通，并讓供應(yīng)商“白紙落黑字”，以防成交后供應(yīng)商簽訂合同時或在具體操作時推諉扯皮，導(dǎo)致合作上的不愉快。
合同簽訂階段 在簽訂合同時，采購代理機構(gòu)與采購人及供應(yīng)商應(yīng)就合同的各條款依據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定，取得一致認同，明確各自的責(zé)任和義務(wù)。采購代理機構(gòu)對在采購過程中注意到的重大錯誤、舞弊或可能違反法規(guī)的行為，應(yīng)該用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷少徣耍云趩栴}提前得到預(yù)防或解決。
采購驗收時
驗收準備階段 采購代理機構(gòu)應(yīng)就與采購活動有關(guān)的各種資料與采購人進行溝通，包括采購項目本身及執(zhí)行過程中存在的問題和處理結(jié)果、驗收申請的遞交時間、采購人對申請驗收所持的意見等事項。并在條件成熟時，編制項目驗收實施方案。方案的編制要科學(xué)可行，擬定的驗收專家應(yīng)符合項目要求，驗收小組組成人員應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。
驗收實施階段 采購代理機構(gòu)應(yīng)與采購人共同組織驗收小組并召開項目驗收預(yù)備會，就項目基本情況、驗收時間、驗收程序、驗收小組組成人員及各自在驗收活動中的職責(zé)分工做明確規(guī)定。驗收預(yù)備會結(jié)束后，現(xiàn)場勘測檢查，逐項按照政府采購合同、國家有關(guān)規(guī)定標(biāo)準和項目說明書等進行實地驗收，對項目驗收中存在的問題做好記錄，并提出改正意見。
驗收報告階段 采購代理機構(gòu)應(yīng)與采購人進行溝通，共同召開項目驗收評定會，匯總驗收意見，評定驗收結(jié)論。在驗收評定會上，驗收小組各成員就自己所負責(zé)的驗收事項做匯報，分別交換驗收意見。驗收意見包括項目的成功點、存在的問題、修改意見等。然后根據(jù)驗收小組各成員就項目驗收的總體評價確定驗收的層次，如優(yōu)良、合格、不合格，并形成書面的驗收報告。
來源：政府采購信息網(wǎng)
