政府采購信息是指與政府采購活動相關的信息。在現(xiàn)代政府采購事業(yè)的發(fā)展中，采購信息直接影響到采購活動的效率與質量。因此，加強信息管理，是搞好政府采購工作的基本環(huán)節(jié)，特別是在以計算機和互聯(lián)網(wǎng)為主導的信息時代，充分運用靈活的信息手段，是政府采購科學化的必然選擇。信息管理主要包括信息收集、信息發(fā)布、信息記錄、信息儲存與信息查閱等項內容。
政府采購信息收集
信息收集的內容。信息收集的內容主要包括以下若干方面：
政府采購法律、法規(guī)資料收集。為規(guī)范政府采購行為，世界各國、國際性組織以及我國中央和地方政府，都制定了關于政府采購的法律、法規(guī)。最典型的如世界貿(mào)易組織的《政府采購協(xié)議》。無論是采購人還是采購機構，都應該學習和掌握政府采購方面的法律法規(guī)。我國政府雖然沒有簽署世界貿(mào)易組織《政府采購協(xié)議》，但為了規(guī)范政府采購行為，近幾年來，財政部先后制定、頒布了多項政府采購管理辦法和相關規(guī)則，各地方也相應出臺了不少的政府采購地方性法規(guī)。特別是2002年國家正式頒布了《中華人民共和國法》，并圍繞該法還會出臺具體的實施細則，各地方政府也會出臺政府采購目錄標準和采購資金限額標準。對于從事采購的單位和機構而言，掌握和貫徹這些法規(guī)與政策，是必然的選擇。進一步的看，如果中國在時機成熟的情況下簽署了《政府采購協(xié)議》，關于政府采購方面的法律、法規(guī)還將不僅僅限于國內，而是必須放寬到國際，政府采購管理機構的設立和政府采購工作的開展，必須遵循相關的國際規(guī)則。目前，我國的政府采購主要是在國內市場上進行。在這種情況下，各級政府的采購人和采購機構，都要認真學習和研究政府采購方面的法律、法規(guī)，掌握相關政策，準確地按照法律和規(guī)則辦事。
產(chǎn)品信息收集。由于現(xiàn)代社會生產(chǎn)的飛速發(fā)展，產(chǎn)品品種、生產(chǎn)技術不斷更新，產(chǎn)品的功能結構與成本也在不斷的變化。因此，科學的政府采購必須建立在及時掌握各種產(chǎn)品不斷變化了的信息的基礎之上。采購人或采購機構需要建立產(chǎn)品跟蹤系統(tǒng)，隨時掌握產(chǎn)品信息的變化動態(tài)，并且按照產(chǎn)品的類別、功能、成本、壽命周期、發(fā)展狀態(tài)等內容進行統(tǒng)計和記錄，特別是要對新產(chǎn)品給予充分的關注。
供應商信息收集。供應商信息是政府采購信息庫中必不可少的重要內容。作為政府采購的供應商，其經(jīng)營資格、提供貨物和服務的履約能力、市場信息程度等，都直接關系到政府采購的成敗，因此，為了保障政府采購的優(yōu)良效果，政府采購不僅需要有一個對供應商的評價和管理體系，而且還必須不斷跟蹤和了解供應商的信息，包括供應商的分類、供應商實力的調查、供應商是否轉產(chǎn)、破產(chǎn)，供應商的資信記錄，等等。對于供應商信息進行管理所采用的普遍方法是，在收集到供應商的各種信息后，建立相關的供應商信息庫。
采購案例信息收集。政府采購過程同時也是一個經(jīng)驗積累的過程，采購人或采購機構在采購中，可能既有成功的經(jīng)驗，又有失敗的教訓，通過對政府采購案例建立檔案，可以不斷從案例中吸取成功的經(jīng)驗，避免不必要的失誤。實際上，世界上許多國家都十分注重政府采購案例的資料整理工作，如美國《商業(yè)日報》政府采購網(wǎng)絡版中，就有專門的政府采購案例的內容，以供社會和政府刺骨專業(yè)人士查閱和參考。
信息收集的方式
政府采購信息收集工作應該配備專門的人員和隊伍，充分利用采購業(yè)務活動的機會與現(xiàn)代化的技術手段來收集相關采購信息，其中的主要方式有以下幾種：
開展行業(yè)與新產(chǎn)品信息研究，建立新產(chǎn)品信息調查隊伍。通過專門人士長期跟蹤調查各種行業(yè)的新產(chǎn)品以及新供應商的發(fā)展動向，掌握各類產(chǎn)品最新進展，包括其功能、技術規(guī)格、適用范圍、成本狀況等情況。
采購人定期在有關報紙和刊物上發(fā)布征集關于供應商和新產(chǎn)品的消息，或者直接向供應商發(fā)出詢問單。在現(xiàn)代市場經(jīng)濟社會，媒體在收集信息方面具有強大的功能。通過媒體征集，凡是對政府采購有興趣的供應商，都會積極主動地向采購人或采購機構提供其新產(chǎn)品的相關信息，從而有利于采購人擴大其信息收集渠道。另一種方法則是直接向供應商發(fā)出詢問單。
利用社會資料。政府采購的某些信息，直接來源于政府統(tǒng)計資料和向社會公開的各種資料。例如，通過政府對供應商情況的統(tǒng)計，政府相關的資料認證、政府各種檢查結果、政府部門組織評選出優(yōu)秀產(chǎn)品或企業(yè)、良好的市場評價和社會評價等，都可以了解并掌握相關采購產(chǎn)品和服務的信息及其生產(chǎn)企業(yè)的信息。此外，政府采購部門還可以通過媒體、互聯(lián)網(wǎng)等方式獲得國際市場各方面的產(chǎn)品和供應商信息。
采購人本身的信息來源。采購人經(jīng)常進行各種采購活動，在采購活動中必然獲得大量的關于產(chǎn)品和供應商的信息。對于這些信息也應該加以整理并充分利用。
信息公開發(fā)布
所謂政府采購信息向社會公開發(fā)布，就是將政府采購的相關信息通過公開的方式告之社會公眾和有關供應商。信息公開發(fā)布是政府采購管理制度中的重要內容和組成部分。只有建立完善的政府采購信息發(fā)布制度，政府采購公開、平等、透明、規(guī)范地進行才有可能實現(xiàn)。按照我國政府采購法律制度的規(guī)定，凡是按法律、法規(guī)規(guī)定進行的招標采購，都需要在政府指定的媒體上發(fā)布招標信息。其他有關采購有的也要求公開發(fā)布采購信息，有的則可以采取邀請招標和訊價采購的方式。
信息發(fā)布的內容
根據(jù)財政部《政府采購信息公告管理辦法》的規(guī)定，各種政府采購信息公告主要包括以下內容：
（1）省級及省級以上人大、政府或財政部門制定頒布的政府采購法律、法規(guī)和制度規(guī)定。
（2）資格預審的內容。資格預審信息應當公告下列事項：資格預審機關，資格預審對象、范圍和標準，資格預審所需的相關資料，送審時間、地點及聯(lián)系方式。
（3）政府采購目錄與集中采購限額標準。省及省以上政府的采購監(jiān)督管理部門有權規(guī)定政府集中采購目錄及集中采購金額的限額標準。
（4）公開招標信息。按照規(guī)定，政府采購招標信息包括：招標人或其委托的招標代理機構名稱，標的名稱、用途、數(shù)量、基本技術要求和交貨日期，開標時間和地點，獲取招標文件的方法，投標截止日期，對投標人的資格要求和評標方法，投標語言，聯(lián)系人、地址、郵政編碼、電話及傳真號碼，以及其他必須要載明的事項。
（5）中標信息發(fā)布。招標結束后，招標人或其委托的招標代理機構，有義務向社會公布中標結果，內容主要包括：招標人或其委托的招標代理機構名稱，標的名稱，中標金額，首次公告日期、媒體名稱，定標地點、日期，中標人名稱、地址，招標人或其委托的招標代理機構項目聯(lián)系人、聯(lián)系方式。
（6）違規(guī)通報與投訴處理信息。在政府采購過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)不同方面的違規(guī)和投訴現(xiàn)象。按照政府采購相關法律、法規(guī)的規(guī)定，對于嚴重的違規(guī)現(xiàn)象，要通報批評，發(fā)布批評或處罰信息。同時，對于政府采購過程中的投訴，要及時處理，并公布投訴處理信息。
（7）信息變更公告和信息更正公告。對于采購中發(fā)生的信息改變，招標人或其委托的招標代理機構有義務及時發(fā)布變更公告，向供應商或潛在的供應商說明信息修正的內容及原因，通知新的事項。另一方面，如果采購人或采購代理機構發(fā)布消息有誤，則必須發(fā)布更正信息。
信息發(fā)布方式與媒介
信息公開發(fā)布的方式可以說是多種多樣的，包括各種新聞媒體，如報刊、電視、廣播、網(wǎng)絡等。伴隨著改革的進一步深入和市場經(jīng)濟的發(fā)展，各種新聞媒體也迅速壯大起來，同時，越來越快的生活、工作節(jié)奏也使人們無暇查看或翻閱所有的媒體和報紙雜志，這就給政府信息的發(fā)布帶來了較大的困難。如果要求采購人在所有的媒體上發(fā)布信息勢必會提高采購成本，給采購單位增加麻煩，甚至抵消了政府采購的意義，而且在現(xiàn)實生活中，這也是行不通的。因此，世界各國及相關國際組織，在政府采購信息發(fā)布方式方面，都選擇了在政府指定的媒體上發(fā)布信息這樣一種方式，即采購人的信息必須通過政府采購管理部門指定的媒體發(fā)布，而供應商和其他人也主要通過這些媒體來獲取各種政府采購信息。在我國，根據(jù)《政府采購信息公告管理辦法》和有關法律、法規(guī)的規(guī)定，發(fā)布政府采購信息的媒體（包括雜志、報紙和網(wǎng)絡），由國家財政部按照相對集中、受眾分布合理的原則指定。一般來說，省級政府采購管理機構也可以指定其他報刊和網(wǎng)絡等媒體公告信息，但應該是在財政部指定的媒體上發(fā)布信息后，地方規(guī)定才能有效，且發(fā)布的信息內容必須一致。需要說明的是，財政部指定的媒體應當免費刊登和發(fā)布政府采購信息，省級政府采購部門指定的媒體原則上也應該免費刊登和發(fā)布政府采購信息。目前財政部指定的發(fā)布政府采購信息的媒體，已經(jīng)形成了報紙（《中國財經(jīng)報》）、網(wǎng)絡（《中國政府采購網(wǎng)》）和雜志（《中國政府采購》）三位一體的發(fā)布體系。
信息發(fā)布中的常見問題及管理
在政府采購的各種信息發(fā)布中，各發(fā)布單位都必須保證信息公告內容的真實可靠，沒有虛假、嚴重誤導性陳述或重大遺漏。由政府指定的媒體，在收到信息公告之日起，應該在3個工作日內發(fā)布信息公告，并快捷地向訂戶或用戶傳遞政府采購信息。指定媒體發(fā)布的招標公告內容與招標人或其委托的招標代理機構提供的招標公告文本不一致，并造成不良影響的，應當及時糾正，重新發(fā)布。但是，在政府采購實際操作中，信息發(fā)布經(jīng)常會存在這樣那樣的問題，需要政府采購管理部門及時監(jiān)督和糾正。政府采購中的采購人或采購機構在信息發(fā)布中，經(jīng)常出現(xiàn)的問題主要表現(xiàn)為以下幾個方面：
(1) 依法必須招標的項目，應當發(fā)布招標公告而不發(fā)布的；
(2) 不在指定媒體依法發(fā)布必須招標項目的招標公告；
(3) 招標公告中有關獲取招標文件的時間和辦法的規(guī)定明顯不合理；
(4) 招標公告中以不合理條件限制或排斥潛在投標人；
(5) 提供虛假的招標公告和證明材料，或者招標公告含有欺詐內容；
(6) 在兩個以上媒體發(fā)布同一招標項目的招標公告內容明顯不一致。
政府采購指定媒體在信息方面經(jīng)常存在的問題表現(xiàn)為：
（1）違法收取或變相收取招標公告發(fā)布費用；
（2）無正當理由拒絕發(fā)布招標公告；
（3）無正當理由延誤招標公告發(fā)布時間；
（4）名稱、地址發(fā)生變更后，沒有及時公布并備案；
（5）其他違法行為。
以上各種現(xiàn)象的存在，在很大程度上影響了政府采購信息發(fā)布制度的貫徹與執(zhí)行，導致政府采購工作陷入信息危機。實際上，必須充分認識到，信息披露與發(fā)布在政府采購規(guī)范操作中，是一個極為重要和關鍵的問題。沒有嚴格規(guī)范的信息發(fā)布制度，實現(xiàn)規(guī)范的政府采購操作就沒有可能。
財政部作為我國政府采購信息公告的監(jiān)督管理機構，負責全國政府采購信息的發(fā)布工作。各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市財政部門中的政府采購管理機構負責本地區(qū)政府采購信息公告的監(jiān)督管理工作。各級政府采購管理機構有責任依據(jù)《政府采購信息公告管理辦法》的規(guī)定，對采購信息發(fā)布中存在的各種違規(guī)現(xiàn)象進行嚴格的監(jiān)督管理并予以糾正和懲罰。具體的處罰措施包括：發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為立即給予警告并責令其改正；造成經(jīng)濟損失的，責令其承擔相應的經(jīng)濟責任；給予行政通報批評；取消相關資格，等等。
政府采購信息記錄與保存
在政府采購過程中，必然會產(chǎn)生大量程序、過程方面的具有法律效力的文件與資料信息，具體包括政府采購活動記錄、政府采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料等。政府采購文件是整個政府采購過程的客觀反映，涉及政府采購當事人的權利、義務和切身利益，反映采購活動的實質性內容，并且經(jīng)過采購當事人的一方或雙方的許可，有的還經(jīng)過監(jiān)督管理部門的批準或由其直接做出，因此一經(jīng)做出就具有法律效力。按照政府采購“公開、公平、公正”的原則要求，政府采購中產(chǎn)生的文件與資料，應當依法保存，以備監(jiān)督檢查，處理糾紛，履行合同和進行評估時使用。只有將政府采購文件保存下來并依法應有關方面的要求向其公開，才能使采購當事人特別是采購人的行為置于監(jiān)督之下，促使其嚴格依照法律、法規(guī)的規(guī)定的辦事，公平、公正地對待每個供應商，實現(xiàn)政府采購市場充分有效的競爭，進而提高政府采購的質量和效率。對此，我國《政府采購法》對政府采購信息、文件的記錄和保存有明確的規(guī)定：“采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期為從采購結束之日起至少保存15年?！?/FONT>
信息記錄與保存的內容
政府采購信息記錄主要包括政府采購文件與政府采購過程記錄兩方面。其中政府采購文件包括：政府采購計劃、政府采購預算的原件與批復資料、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料等。
對于政府采購活動的過程，為了能夠有效地進行監(jiān)督和管理，至少應當記錄、保存下列內容：
（1）政府采購項目的類別、名稱，采購的功能要求、規(guī)格和數(shù)量等；
（2）政府采購項目預算、資金構成和合同價格、采購合同的簽約人；
（3）采用的政府采購方式及選擇這種方式的依據(jù)與原因；
（4）邀請、審查和選擇供應商的條件及原因；
（5）評標標準及確定中標人的原因；
（6）如果有廢標情況，記錄廢標的情況與原因；
（7）采用招標以外其他采購方式的，應進行專門的記錄，并說明原因。
此外，為了加強政府采購工作的責任感，應該將政府采購活動的主持人、相關參與人員，特別是評委會的組成人員等，都記錄在案并予以保存。
信息存儲與查閱
政府采購之所以要記錄各種相關信息，目的就是為了有效保存，為社會各方面的監(jiān)督和查閱提供便利條件。因此，政府采購信息的存儲和建立方便快捷的查詢系統(tǒng)是十分必要的。在現(xiàn)代科學技術高度發(fā)達的當今社會，政府采購最重要的信息存儲和查閱方式就是電子信息網(wǎng)絡系統(tǒng)。
政府采購信息管理部門通過建立政府采購專業(yè)網(wǎng)站，可以充分發(fā)揮網(wǎng)上收集信息、存儲信息、發(fā)布信息的功能作用。同時，由于政府采購的信息具有相當?shù)墓_性，因此，可以為政府采購管理部門的監(jiān)督檢查和社會公眾的查閱提供方便。隨著電子技術的發(fā)展和普及，采購人和采購機構不僅可以實現(xiàn)網(wǎng)上資料的查閱，還可以直接實現(xiàn)網(wǎng)上采購。
來源：中國政府采購網(wǎng)
