政府采購(gòu)是一項(xiàng)組織嚴(yán)密、程序嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕顒?dòng)，從采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算立項(xiàng)、項(xiàng)目采購(gòu)方式審批、項(xiàng)目采購(gòu)執(zhí)行到采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理都有著一套完整的程序，每個(gè)步驟都是采購(gòu)活動(dòng)不可或缺的一部分。然而，現(xiàn)在許多政府采購(gòu)部門只重視了采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)執(zhí)行的過(guò)程，對(duì)政府采購(gòu)的檔案管理工作并未給予足夠的重視。
檔案管理事關(guān)重大
政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是政府采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門進(jìn)行監(jiān)督活動(dòng)的重要依據(jù)。政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是反映政府采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程及各項(xiàng)決策的真實(shí)記錄，它記載了在進(jìn)行政府采購(gòu)項(xiàng)目活動(dòng)中是如何執(zhí)行《政府采購(gòu)法》及有關(guān)政策的情況。政府采購(gòu)部門可以通過(guò)這些記錄的內(nèi)容以及資料是否完整真實(shí)，做出政府采購(gòu)部門工作績(jī)效的評(píng)價(jià)。
同時(shí)，這些記錄和資料是政府采購(gòu)監(jiān)督部門進(jìn)行投訴處理時(shí)不可缺少的重要依據(jù)。且真實(shí)、完整的政府采購(gòu)檔案資料，是進(jìn)行政府采購(gòu)統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要原始依據(jù)。
管理程序應(yīng)該細(xì)化
政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是政府采購(gòu)工作中的一個(gè)重要組成部分，要規(guī)范政府采購(gòu)行為，提升工作質(zhì)量，就要規(guī)范政府采購(gòu)檔案管理制度，細(xì)化管理程序。做好政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料的歸檔工作，應(yīng)實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化。
建立健全政府采購(gòu)管理制度 要做好政府采購(gòu)檔案管理工作，必須使政府采購(gòu)檔案管理形成制度化。目前，由于國(guó)家相關(guān)部門還未出臺(tái)專門的管理制度，因此，在實(shí)際工作中，有關(guān)部門可以參照現(xiàn)行的檔案管理制度要求，制定政府采購(gòu)檔案管理的暫行制度，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，以達(dá)到歸檔范圍明確、立卷標(biāo)準(zhǔn)清楚、采購(gòu)文件歸檔時(shí)間嚴(yán)格、檔案保管工作專人負(fù)責(zé)、檔案管理不達(dá)要求處罰有力的要求。
在搞好制度建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步抓好檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，在保證所存檔案資料完整的基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作在信息統(tǒng)計(jì)、提供參考資料、規(guī)律揭示等方面的能力。
強(qiáng)化檔案管理制度的落實(shí) 科學(xué)的制度要發(fā)揮功效，還需要通過(guò)執(zhí)行落實(shí)效果，在工作中，相關(guān)各方應(yīng)做好以下四方面的工作：
一是資料收集工作。資料收集是檔案管理工作的第一步，所以，項(xiàng)目實(shí)施人要嚴(yán)格按照《政府采購(gòu)法》的要求收集當(dāng)次政府采購(gòu)活動(dòng)的文件資料及相關(guān)活動(dòng)記錄；二是檔案移交工作。檔案移交是指項(xiàng)目實(shí)施人將檢查、整理后的采購(gòu)文件，建立“采購(gòu)文件移交目錄”，移交給檔案管理人員立卷、歸檔。檔案的移交工作使檔案管理從準(zhǔn)備階段進(jìn)入正式階段，是承前啟后的一個(gè)重要步驟；三是規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔工作。檔案工作人員對(duì)收集來(lái)的采購(gòu)項(xiàng)目文件材料，在認(rèn)真檢查其完整性、有效性后要進(jìn)行條理化的分類、整理、排列、編目、登記歸檔以備查閱；四是嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱和使用制度、銷毀制度。要最大限度地發(fā)揮政府采購(gòu)檔案的效用，就要妥善保管這些檔案，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，防止政府采購(gòu)檔案丟失或缺損，最大限度地延長(zhǎng)政府采購(gòu)檔案載體壽命，達(dá)到法律要求的保存十五年的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)涉及商業(yè)秘密的資料，應(yīng)嚴(yán)格限定查閱權(quán)限，以保護(hù)廠商的合法權(quán)益。另外，嚴(yán)格政府采購(gòu)檔案銷毀制度，防止了為逃避監(jiān)督檢查銷毀證據(jù)等行為的發(fā)生。
加強(qiáng)監(jiān)督 不斷檢查
目前，政府采購(gòu)檔案管理普遍不盡如人意的一個(gè)重要原因，在于監(jiān)管部門的監(jiān)管不力，而監(jiān)管的不力，促使了部分采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)放松了對(duì)這項(xiàng)工作的重視。為此，監(jiān)督管理部門應(yīng)樹(shù)立對(duì)政府采購(gòu)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，使之納入政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的綜合考核中，并與采購(gòu)執(zhí)行情況檢查一樣，實(shí)行定期、不定期的檢查，對(duì)查出的違規(guī)問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
政府采購(gòu)檔案管理工作是政府采購(gòu)全過(guò)程的一個(gè)有機(jī)組成部分，無(wú)論是采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)還是采購(gòu)監(jiān)督部門都要從根本上加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)，從工作職能角度出發(fā)，采取措施，共同把這項(xiàng)工作做好、做實(shí)。
王超 政府采購(gòu)信息報(bào)
