幾年前,某省一廳級單位的政府采購處為該部門的信息中心采購了一批電腦。如今,按照采購合同的約定,這批電腦已經過了保修期,進入付費維修階段。話說一個月前,電腦供應商按照信息中心的需要為這批電腦進行維修之后,卻遲遲沒有收到相關費用。原來,信息中心對供應商的服務不滿意,認為自己有理由拒付這筆維修費。供應商隨后拿著合同找到了信息中心,要求按照合同約定辦事。信息中心質疑:當初簽訂合同的采購人代表是廳里專門負責政府采購工作的政府采購處,而非作為使用部門的信息中心,因此自己不該承擔合同約定的義務。供應商聽罷,一紙訴狀將此廳級單位的政府采購處告上法庭。政府采購處十分委屈:自己并非電腦使用者,雖然簽訂了合同,卻根本無法控制合同履行進程;信息中心更是無奈:正是因為這份合同并未深入地為使用部門考慮,導致事后諸多問題的發(fā)生。
其實,許多采購人都有同樣的困惑?!墩少彿ā分兄灰?guī)定了采購人作為合同當事人的主體地位,并未對采購人內部的權限做出具體劃分。一個是負責政府采購工作的部門,另一個是采購項目的使用部門,究竟由誰來簽訂采購合同最為合適?
委托解決不了問題
在一些采購人單位內部,業(yè)務處室之間為了“不傷和氣”,把委托采購代理機構簽署合同作為解決問題的方法,把合同責任轉嫁給代理機構。但《合同法》第四百零二條對此種情況作出規(guī)定:“受托人以自己的名義,在委托人的授權范圍內與第三人訂立的合同,第三人在訂立合同時知道受托人與委托人之間的代理關系的,該合同直接約束委托人和第三人,……”
由于政府采購行為的性質,絕大多數(shù)的情況下,作為委托合同第三人的供應商都會知道采購人的身份,因此,采購合同一旦發(fā)生了糾紛,承擔相應權利義務的雙方當事人還是采購人和供應商,把合同責任轉嫁給代理機構的辦法是行不通的。而在采購人內部,還需要與采購代理機構簽訂委托協(xié)議的人出面負責。這樣的話,采購人內部對采購項目的權利義務關系還是需要理清的。
誰經辦誰就簽
其實,政府采購是法人行為,這表現(xiàn)在采購合同上加蓋的是法人印章,簽名人也是法定代表人。這里所說的“簽合同”,可以理解為由誰來經辦合同,跟進相關事務,以及發(fā)生糾紛時成為第一責任人。
政府采購專家韓孟玉認為,既然如此,簽合同的人應該是對此項采購最為熟悉的人,即整個采購事項的經辦人。因為,項目經辦人對招標文件、投標文件最為熟悉,而采購合同條款的訂立正是基于這兩個重要的文件。經辦人在簽署合同的時候,可以有效地對合同條款進行把關,初步審核,避免不必要的失誤。另外,經辦人對供應商的情況也最為了解,有利于掌控簽署合同時突發(fā)的意外情況,把握住采購的進程。韓孟玉說:“這個經辦人不僅要簽署合同,更要負起驗收的責任以及處理合同履行過程中發(fā)生的各類問題?!?/FONT>
使用單位多為經辦人
那么,在采購人內部,采購項目多由哪個部門來經辦?國家民委規(guī)劃財務司資產管理處處長宋立坤說:“要解答這個問題,首先必須理清每個采購人單位內部的采購權限劃分。目前,絕大多數(shù)的政府采購處室都只是政府采購的管理部門,而并非直接的采購部門。具體跟進采購項目的大都是使用單位?!?
的確,采訪中記者發(fā)現(xiàn),大多數(shù)采購人單位的政府采購處室都以制定內部采購規(guī)章制度、掌控采購程序合法性、辦理采購手續(xù)為職責,并不精通各類采購的具體技術,人力也十分有限,由他們來跟進采購項目是不現(xiàn)實的。韓孟玉也認為,使用單位對自己的采購項目最為了解,并決定著合同履行的進程,由他們來簽署采購合同不僅是對供應商負責,也是對自己負責。
由此看來,使用部門應該站出來簽署采購合同,并承擔相應的權利和義務;政府采購管理部門也應該從中解脫出來,做好自己的本職工作。當然,實踐中也會有例外情況。比如一些采購業(yè)務量很大的單位,他們的政府采購管理部門機構規(guī)模比較大,人員分工明確,與使用部門也有比較明確的權責劃分。在這種情況下,由采購管理部門來簽署采購合同也是很好的選擇。
王巍 政府采購信息報